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2. Gestão de utilizadores

Neste artigo encontrará informação sobre:

 

  • Tipos de utilizadores do Captio 
  • Como acrescentar novos utilizadores
  • Funcionalidades avançadas: Grupos de utilizadores
  • Funcionalidades avançadas: delegação de utilizadores

 

Tipos de Utilizadores no Captio

Na seção "Utilizadores" irá encontrar todas as informações relacionadas com o que é realmente importante: as pessoas com quem trabalha. Antes de mais, gostaríamos de recordar-lhe os tipos de utilizadores que existem no Captio e quais são as funções que desempenham.

  •  Função Administrador

É a pessoa que configura e gere o ambiente no Captio. Ainda, em ambientes simples em que não existem fluxos de trabalho, será a pessoa encarregada de aprovar os relatórios e pedidos dos restantes de utilizadores.

  •  Função Supervisor

Esta pessoa, para além de poder exercer a função de comunicador, recebe os relatórios de despesas enviados pela sua equipa e decide se aprová-los ou rejeitá-los.

 

Tarefas desta função

 

  • Verificar as despesas, as suas anotações e documentos de apoio
  • Aprovar ou rejeitar os relatórios e, portanto, o reembolso das despesas.

 

Como funciona o processo?
  • Para que alguém possa desempenhar a função de supervisor, o encarregado de administrar o ambiente deve acrescentar esta pessoa nalguma etapa de um fluxo de trabalho, quer seja para aprovar relatórios, adiantamentos ou viagens.
  • Cada vez que é ativada uma etapa de aprovação, o supervisor recebe um alerta (via e-mail ou app) avisando de que existem tarefas de supervisão pendentes.
  • Acede-se ao elemento em questão; as principais funcionalidades relacionadas com a supervisão estão na secção “Relatórios/adiantamentos/viagens pendentes de rever”, “relatórios/adiantamentos/viagens revistas"

Se desejar, pode ler mais sobre como aprovar relatórios na web, como aprovar adiantamentos e como aprovar viagens.

  • Função Comunicador

As pessoas com função de comunicador são as que habitualmente desenvolvem o seu trabalho fora do escritório e geram despesas. Estas despesas devem ser apresentadas à empresa para o seu pagamento.

Tarefas que pode realizar:
  • Capturar despesas e gerar relatórios de despesa para reclamá-los, através do site ou da app 
  • Solicitar adiantamentos
  • Solicitar viagens

Como adicionar novos utilizadores

Para acrescentar um novo utilizador, clicar em “Criar Utilizador” para abrir o assistente numa janela pop-up. O assistente é composto por vários separadores para configurar os atributos de cada utilizador e a sua relação com a gestão de despesas da empresa.

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Opções básicas ao adicionar utilizadores

   

Aqui tem de acrescentar todos os dados relativos à identificação do utilizador.

 

  •  Início de sessão: E-mail imprescindível e único que serve para identificar essa pessoa dentro do Captio; é um campo obrigatório.
  • Palavra-passe: deverá conter no mínimo 8 caracteres (sem espaços) incluindo um número e uma letra; é um campo obrigatório.
  • Nome: se quiser, pode acrescentar nome e apelidos para que seja mais simples reconhecer essa pessoa.
  • Utilizador ativado: Esta opção permite ativar ou desativar o acesso de um utilizador a Captio sem eliminá-lo, assim pode aceder-se a toda a informação relacionada com as suas despesas sem permitir que entre novamente na aplicação: é um campo obrigatório.
  • Tipo de conta bancária: dependendo do tipo de conta selecionada, os campos necessários podem ser adicionados.
  • Centro de Custo: Pode especificar um centro de custo associado ao utilizador para que a contabilidade se torne mais simples.
  • Código de utilizador: Da mesma forma, pode estabelecer um código de utilizador para facilitar a leitura de relatórios.
  •  Código de empresa: se trabalha num ambiente multiempresa, pode especificar o código da empresa do utilizador.

 

Opções Avançadas ao acrescentar utilizadores

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Uma vez identificado o utilizador, é o momento de atribuir-lhe características próprias sobre as suas despesas:

 

  • Quilometragem: Aqui pode atribuir uma taxa de quilometragem por defeito para este utilizador; a categoria e a forma de pagamento serão carregadas com os valores estabelecidos anteriormente durante a configuração de taxa de quilometragem. Caso não o tenha feito ou queira alterar a taxa para um utilizador em concreto, pode defini-lo neste momento. Caso não se definam, o utilizador comunicador poderá selecioná-los no momento de introduzir a quilometragem.
  • Moeda: um passo imprescindível na criação de utilizadores é associá-los a uma moeda por defeito, dado que o tipo de moeda das despesas capturadas não se deteta automaticamente, devendo ser acrescentada pelo utilizador. Se um utilizador comunica as suas despesas normalmente em dólares, pode associá-las a esta moeda para que apareça por defeito. O utilizador poderá alterar e restituir a moeda a qualquer momento (por exemplo, no caso de uma viagem).
  • Editar recibo com imagem: tal como vimos em Configuração > Edição de recibo ao assinalar esta opção, o utilizador poderá editar os dados das despesas lidos pelo Captio (fornecedor, data e montante).
  • Licença para ver todos os relatórios: Se assinalar esta opção, o utilizador poderá ver TODOS os relatórios de todos os utilizadores do ambiente (apenas ver, não editar) isto pode ser útil, por exemplo, para responsáveis de recursos humanos ou controladores.

 

Identificadores de formas de pagamento

Nesta secção pode acrescentar identificadores de formas de pagamento que serão utilizados para realizar a conciliação bancária.

Para cumprir com as exigências do RGPD 8Regulamento de Proteção de Dados), todos os cartões bancários que sejam introduzidos no nosso sistema têm que estar mascarados. A partir de agora, quando sejam acrescentados novos cartões como identificador para a conciliação bancária, verá que são armazenados mascarados.

Na secção de identificadores de forma de pagamento (para a conciliação bancária), pode escolher entre cartão de crédito ou outros métodos (como código de utilizador, nº inscrição...). Se escolher cartão, terá de introduzir o seu número, selecionar o tipo de forma de pagamento e clicar em "Acrescentar". Neste primeiro momento poderá ver a numeração completa para verificar que tudo está correto. Se assim for, clicar no botão "Guardar".

Se voltar a aceder a este ecrã de "opções avançadas de utilizadores", verá que a numeração foi mascarada.

 

Opções de fluxos de trabalho no momento de adicionar utilizadores.

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Chegamos a uma das partes mais importantes na gestão de despesas de empresa: os fluxos de trabalho ou fluxos de aprovação. Como sabe, no Captio pode definir diferentes etapas de supervisão para que os relatórios e os pedidos especiais (adiantamentos e viagens) sejam aprovados com eficácia.

 

A partir deste separador, poderá atribuir a um utilizador um ou vários fluxos de aprovação para os seus relatórios, se estiver ativado no seu plano, adiantamentos e viagens.

 

Se um mesmo utilizador tem vários fluxos de aprovação, pode escolher um “Por defeito” selecionando-o a partir do desdobrável; mas tenha em consideração que, no momento de enviar o relatório para aprovação, o utilizador terá a possibilidade de alterá-lo.

 

Não se esqueça de que, para fazer esta configuração, terá de definir os fluxos de trabalho previamente. 

 

Importante! O processo de criação de um utilizador será concluído ao clicar no botão Guardar.

 

Como editar os utilizadores existentes

Uma vez criado e guardado um utilizador, este irá aparecer no painel geral. Poderá alterar a sua configuração sempre que o desejar, clicando na ligação “Editar” que verá à direita.

 

Como desativar ou eliminar um utilizador

Antes de mais, deve esclarecer-se a diferença entre desativar e eliminar:

  • Se desativar um utilizador, esta pessoa não poderá entrar no Captio até que seja ativada novamente; a sua informação e as suas despesas estarão disponíveis para que as possa consultar.
  • Se eliminar um utilizador, ficará bloqueado permanentemente o acesso à plataforma e será eliminado como tal; os seus relatórios estarão disponíveis.

 

Para desativar um utilizador, terá de desmarcar a opção de “Utilizador Ativado” que encontrará no separador de informação básica do assistente de criação de utilizador.

 

Para eliminar um utilizador pode fazê-lo com o botão de eliminar que encontrará na parte inferior do assistente de criação de utilizador.

 

Funcionalidades avançadas: Grupos de utilizadores

Os grupos de utilizadores permitem manter a consistência em ambientes com muitos utilizadores, dado que permitem atribuir categorias e formas de pagamento de modo homogéneo a todos os seus membros e a possibilidade de fazer alterações em todos os utilizadores de um grupo ao mesmo tempo.

 

Adicionar um novo grupo de utilizadores 

Para criar um novo grupo de utilizadores, dirija-se ao segundo separador dentro da secção utilizadores: Grupos.

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  1. Ao clicar em “Criar grupo” abre-se o assistente
  2. Acrescentar um nome representativo do grupo de utilizadores. Por exemplo, queremos criar a divisão “Levante” da nossa equipa comercial.
  3. Pesquisar e acrescentar ao grupo os utilizadores que quiser; pode utilizar como filtros alguns dos valores que usou ao introduzir os utilizadores (código de empresa, código de utilizador, centro de custo, e-mail ou nome). Na coluna da direita irão aparecer todos os utilizadores que respondam aos seus filtros, para acrescentá-los ao grupo, clicar no símbolo + e passarão para a coluna da esquerda. Se cometer um erro, clicar em - para eliminá-lo do grupo.

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  1. Aceder ao segundo separador do assistente, “Categorias”, para atribuir as categorias que estarão disponíveis para este grupo de utilizadores. O mecanismo é o mesmo que para acrescentar utilizadores (usar + para acrescentar e – para eliminar)

 

  1. Também pode atribuir-lhes formas de pagamento. Para tal, ir ao último separador do assistente e acrescentar (+) ou eliminar (-) as formas de pagamento que quiser. Quando terminar clique em “Guardar”.

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Importante: um mesmo utilizador pode pertencer a vários grupos e pode ser atribuído a um grupo como principal. Este definirá as características básicas do utilizador e as restantes serão determinadas pela combinação dos atributos dos restantes grupos. Pode definir o grupo principal de cada utilizador na secção Editar Utilizador.

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Apos ter criado os grupos de utilizadores, poderá ir atribuindo as suas novas incorporações aos seus correspondentes grupos diretamente a partir do assistente de criação de utilizador, no quarto separador superior: “Grupos”.

 Interessa-lhe esta funcionalidade? Consulte a nossa equipa

 

Funcionalidades avançadas: Delegação de utilizadores

A delegação serve para fazer com que os utilizadores do Captio assumam temporariamente as atribuições doutros para realizar uma tarefa. É uma opção muito útil se pretende ceder o uso do Captio a um assistente, por exemplo.

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Para aceder a todas as funcionalidades relacionadas com a delegação clicar no terceiro separador da secção “Utilizadores”

 

Visão geral

Através das duas primeiras casas, o administrador poderá ativar a opção para que os utilizadores possam gerir as suas próprias delegações e ativar o uso de delegações totais de licenças. Se o administrador permite aos utilizadores criarem delegações, receberá um e-mail resumo das alterações nas delegações realizadas pelos utilizadores.

 

Com a delegação parcial, o utilizador recetor de licenças poderá capturar despesas e realizar liquidações em nome do utilizador que delegou. Através da delegação total, o utilizador recetor poderá realizar em nome do utilizador que delegou qualquer ação para a qual tenha sido habilitado.

 

Na listagem do ecrã de Delegação mostram-se os utilizadores que, na atualidade, têm licenças para aceder ao Captio e atuar em nome doutras pessoas e o número de utilizadores para os quais existem licenças de delegação.

 

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Caso você queira delegar usuários de outro ambiente (outro escritório em outro país, por exemplo), esses usuários aparecerão na mesma lista, mas com a especificação do ambiente em que estão localizados.

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Para que um utilizador deixe de atuar em nome doutros utilizadores por completo, pode-se desmarcar a casa na linha da delegação que lhe corresponda, através do botão Eliminar.

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Qualquer ação que seja realizada por parte de um utilizador delegado será guardada no registo de ações sobre relatórios com o nome do utilizador em questão.

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Adicionar uma nova “delegação” 

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Para criar uma nova delegação, clicar no botão Acrescentar delegação para abrir o assistente. Apenas tem de seguir os seguintes passos:

  1. Começar a escrever o nome do utilizador que poderá atuar em nome doutro.
  2. Selecionar os utilizadores em nome de quem poderá atuar, assinalando as casas correspondentes.
  3. Selecionar o tipo de delegação a efetuar.
  4. Fechar a janela do assistente, e pronto!

Uma vez realizada esta configuração, o utilizador em questão poderá aceder às contas dos utilizadores dos quais tenha licenças de delegação.

 

Aceder em modo delegação 

O utilizador entrará de forma normal no Captio usando o seu próprio nome de utilizador e palavra-passe. Para trabalhar em nome doutro utilizador, pode-se aceder através do menu de utilizador (canto superior direito) e selecionar a opção Aceder a outra conta.

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Num menu suspenso, serão exibidos todos os utilizadores aos quais pode ter acesso. Uma vez selecionado o que lhe interesse, começará a atuar em seu nome.

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Após concluir o trabalho, não é necessário sair; basta ir ao menu suspenso do canto superior direito e voltar a selecionar o próprio utilizador.

 

Permissões

As permissões são usadas para conceder permissões de relator ou administrador aos usuários que consideramos.

Na imagem a seguir vemos todos os tipos de permissões. Clicar neles os ativa para o usuário que estamos editando.

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