Dalla sezione Avvisi/Alerts, potrai definire le norme di verifica delle spese comunicate dagli utenti della tua azienda. Captio rileverà automaticamente i casi che non rispettano quanto stabilito e li contrassegnerà come potenzialmente in conflitto nelle note spese corrispondenti.
È importante tenere a mente che il calcolo di queste norme viene realizzato quando il rapporto passa da una fase di revisione ad un'altra, e che il tipo di avviso varierà a seconda delle notifiche configurate per ciascuna di esse. Per maggiori informazioni, consulta l'utilizzo dei workflow.
È possibile definire una politica di spesa aziendale estremamente dettagliata implementando delle norme che garantiscano, ad esempio, che non si superi un determinato importo massimo, che non vengano registrate spese durante i fine settimana o che non esistano spese duplicate.
Per creare un nuovo avviso, clicca sul pulsante Nuovo tipo di avviso/New alert type. Apparirà una finestra dove sarà possibile specificare le caratteristiche dell'avviso, così come gli Utenti/Users, le Fasi del workflow/Workflow stages, le Categorie/Categories ed i Metodi di pagamento/Payment types. Inserisci queste informazioni e clicca su Salva/Save.
I tipi di avvisi configurabili sono:
- Campi obbligatori/Required fields: Avviso relativo agli scontrini che ci informa quando esistono campi obbligatori che non sono stati compilati.
- Ricevuta obbligatoria/Image require Avviso relativo agli scontrini che ci informa che una spesa non contiene l'immagine della ricevuta. È possibile impostare un importo minimo al di sotto del quale questa verifica non viene eseguita.
- Giorni festivi/Holidays: Avviso relativo agli scontrini che ci informa se la spesa è stata realizzata durante un giorno festivo. I giorni festivi possono essere configurati dall'avviso stesso.
- Distanza massima dello scontrino/Maximum distance receipt: Avviso relativo agli scontrini di chilometraggio che si attiverà se la distanza inserita supera quella configurata.
- Fine settimana/Weekend: Avviso relativo agli scontrini che ci informa se la spesa è stata realizzata nel fine settimana (sabato e/o domenica).
- Importo massimo per data/Maximum amount date: Avviso relativo ai rapporti che ci informa che durante il periodo di tempo configurato l'utente ha superato l'importo predefinito. Il periodo può essere giornaliero, settimanale o mensile.
- Importo massimo del rapporto/Maximum amount of report: Avviso relativo al rapporto che si attiva se il rapporto supera l'importo massimo consentito.
- Importo massimo dello scontrino/Maximum amount of report: Avviso relativo agli scontrini che si attiva se lo scontrino supera l'importo massimo consentito.
- Limite di scontrini per categoria/giorno/Maximum receipts/category per day: Avviso relativo ai rapporti che indica se è stato superato il numero massimo di scontrini consentiti per una categoria.
- Limitazione del metodo di pagamento/Payment type restriction: Avviso che ci informa se uno scontrino di una categoria specifica è stato salvato con un metodo di pagamento non consentito.
- Scontrini modificati/Edited receipts: Avviso relativo agli scontrini che ci informa se un utente ha modificato i campi di una spesa riconosciuti automaticamente da Captio (data, fornitore, importo).
- Vecchi scontrini/Old receipts: Avviso relativo agli scontrini che ci informa se la data dello scontrino è precedente al periodo permesso.
- Scontrini ripetuti/Repeated receipt: Avviso che ci indica se uno scontrino risulta ripetuto nel sistema. Per eseguire questa verifica, Captio utilizza la combinazione delle seguenti informazioni: Data/Importo/Fornitore. È possibile configurare che tale verifica venga eseguita tra i diversi scontrini di un determinato utente o tra tutti gli utenti dell'ambiente di lavoro.
A partire da tale momento, Captio analizzerà le spese comunicate per rilevare la violazione di questa norma. Una volta rilevata, verrà indicata nell'intestazione del rapporto e verrà aggiunto un simbolo di allerta accanto alla spesa specifica (se si tratta di un avviso relativo alle spese) all'interno del rapporto ricevuto dal supervisore.
Questo faciliterà il processo di revisione, permettendo al supervisore di rilevare rapidamente i casi potenzialmente in conflitto, analizzarli all'interno del rapporto stesso e decidere se approvarlo o meno. Va detto che gli avvisi non sono bloccanti, vale a dire che, anche se un rapporto contiene avvisi, il supervisore sarà sempre colui che prenderà la decisione finale in merito alla sua approvazione.