La conciliazione dei pagamenti con la carta di Captio serve ad automatizzare il processo di associazione di un pagamento effettuato mediante carta aziendale ad una spesa comunicata in un rapporto da un utente di Captio.
Dalla scheda Conciliazione/Conciliation l'utente amministratore di Captio può caricare i movimenti delle carte bancarie dell'azienda. Una volta caricati su Captio, questi movimenti saranno automaticamente conciliati con le spese comunicate dagli utenti (scontrini consegnati) e pagate usando una carta aziendale.
Captio esegue la conciliazione automatica tenendo in conto diversi fattori.
- Spesa: vengono verificati l'utente segnalatore delle spese, il metodo di pagamento, la data e l'importo.
- Pagamento: vengono verificati il titolare della carta, la data e l'importo.
Il processo di conciliazione automatica viene eseguito solo quando è presente un movimento e una spesa che possiedono esattamente le stesse informazioni (fornitore, data, importo). Nel caso in cui ci siano delle differenze, per ragioni di sicurezza, si dovrà eseguire una conciliazione manuale. Questi casi saranno contrassegnati come "Conciliazioni in sospeso", che dovranno essere effettuate dalla sezione Rapporti/Reports dall'utente che ha comunicato la spesa o dal suo supervisore.
Le spese conciliate manualmente verranno contrassegnate nei rapporti corrispondenti, in cui il supervisore potrà confermare che la conciliazione è avvenuta correttamente.
Caricamento dei movimenti con carte su Captio
Una volta caricato il file, i movimenti contenuti in suddetto file verranno visualizzati nella schermata di conciliazione insieme al suo stato dopo la conciliazione automatica legata al caricamento dei movimenti su Captio.
Attraverso questa schermata sarà possibile consultare lo stato dei movimenti ("Conciliato", "Non conciliato"), l'utente a cui appartiene ogni movimento, e persino effettuare un download in Excel di tali informazioni tramite il pulsante situato in alto a sinistra.
- Nel caso di movimenti conciliati, potremo anche visualizzare l'immagine catturata dall'utente.
- Nel caso di movimenti non conciliati, questi rimarranno in questo stato fino a quando tale spesa non verrà acquisita dall'utente. L'amministratore può anche nascondere i movimenti se sa che lo scontrino a cui si riferiscono non sarà più acquisito (mantenendo l'elenco dei movimenti realmente in sospeso).