1. Configurazione dell'ambiente di lavoro

Il nostro strumento è potente quanto personalizzabile. In questa sezione, ti aiuteremo a capire a cosa serve ogni funzionalità e a configurarle per sfruttarle al massimo.

Contenuti della sezione:

• Dati personali
• Preferenze
• Categorie
• Metodi di pagamento
• Campi personalizzati
• Flussi di approvazione
• Report (in PDF) 

Primi passi

Prima di tutto... benvenuto in Emburse Captio! Stai per imparare a configurare il tuo ambiente per gestire le tue spese di viaggio nel modo più efficiente.

Per accedere al tuo pannello di amministrazione, vai su login.captio.net e usa le credenziali che ti abbiamo inviato dal nostro dipartimento Customer Success. Se non le ricordi o non le trovi, scrivici a help@captio.com e ti aiuteremo.

Dati personali

Ogni volta che entri nel tuo account admin, ti invieremo direttamente alla scheda dei report perché, credici, sarà una delle più utilizzate. La prima volta che accedi, vai alla scheda “Configurazione” che vedrai nel menu principale orizzontale. Puoi anche accedervi tramite il menu a tendina nell'angolo in alto a destra.

(1) La prima sezione che puoi configurare è quella di “Dati personali”. Per iniziare, puoi modificare:

• Email: l'account associato al login non può essere cambiato, ma puoi aggiungere un'altra email dove ricevere avvisi e comunicazioni da Captio.
• Password: puoi cambiare la password con una più facile da ricordare, seguendo sempre i consigli di sicurezza.

(2) Nella sottosezione "personalizza account" puoi:

• Aggiungere il nome o la ragione sociale della tua azienda
• Scegliere la lingua in cui preferisci vedere e utilizzare Captio
• Selezionare il tuo fuso orario (perché i tuoi report siano in questo formato)
• Configurare la tua cultura: questo influisce su come vengono presentati alcuni dati. Per esempio, nella cultura anglosassone, i decimali sono indicati con punti invece che con virgole e le date hanno formato mese/giorno/anno

Preferenze

Una delle caratteristiche principali del nostro prodotto è la grande capacità di adattamento alle esigenze di diversi tipi di azienda. Nella sezione “preferenze” potrai personalizzare i seguenti campi:

1. Valuta

Per tua informazione, qui ti mostriamo la valuta contabile che hai scelto e che sarà usata di default nei tuoi report. Le spese in valuta estera saranno convertite in questa per la contabilizzazione.

2. Chilometraggio

Qui puoi aggiungere la tariffa chilometrica che utilizzi nella tua azienda. In questo modo, quando qualcuno registra manualmente una spesa per chilometraggio, Captio calcolerà automaticamente l'importo finale della spesa.

Importante: Questa tariffa si applica agli utenti che crei da ora in poi. Se cambi la tariffa e devi aggiornarla nei tuoi utenti, dovrai farlo manualmente nella loro scheda.

Non dimenticare di indicare:

• Il metodo di pagamento predefinito
• La categoria predefinita (ti consigliamo di lasciare selezionata "chilometraggio").
• Impedire che questa spesa possa essere applicata ad un'altra categoria (ti consigliamo di spuntare la casella).

Un modo alternativo per gestire questa questione è tramite la creazione di percorsi predefiniti e/o gruppi di chilometraggio.

2.1. Funzionalità avanzate: Percorsi predefiniti

È abbastanza comune che le persone che viaggiano facciano abitualmente lo stesso percorso. Abbiamo abilitato una funzione che ti permette di aggiungere questi tragitti abituali per facilitare l’imputazione delle spese di chilometraggio.

Per aggiungere un nuovo percorso:

• Clicca su “Crea percorso”, dagli un nome (per esempio: ufficio - aeroporto)
• Aggiungi la distanza tra questi due punti.

Ogni volta che vuoi, potrai modificare sia il nome che la distanza; basta cliccare sui campi, cambiare quello che desideri e premere ENTER per salvare le modifiche.

Ti interessa questa funzionalità? Consulta il nostro team

2.2. Funzionalità avanzate: Gruppi di chilometraggio

Può darsi che nella tua azienda alcune persone abbiano tariffe chilometriche diverse da altre (per esempio per livello professionale). Modifica le preferenze generali della tua tariffa chilometrica e crea tutti i gruppi che ti servono.

3. Opzioni di ricevuta

3.1. Modifica della ricevuta

In questa sezione potrai configurare se permettere ai tuoi utenti di modificare le ricevute associate a un'immagine. Questo significa che i campi che Captio riconosce automaticamente non potranno essere modificati.

3.2. Campi base

Qui puoi selezionare quali campi vuoi attivare o nascondere ai tuoi utenti e quali saranno obbligatori. Quando un campo è obbligatorio, il sistema non permetterà di salvare la ricevuta finché non sarà completo.

4. Funzionalità avanzata: Anticipi

Può capitare che alcune persone abbiano bisogno di disporre di denaro contante in anticipo per affrontare le spese di viaggio. Per queste situazioni, disponi della funzionalità avanzata Anticipi.

Puoi decidere chi può richiedere anticipi aggiungendoli in un workflow o flusso di approvazione.

Ma prima di tutto, vediamo quali parametri puoi configurare per le richieste di anticipi:

• Giorni di liquidazione: stabilisce un termine in giorni dopo il quale avviseremo che l'anticipo non è stato liquidato.
• Email avviso liquidazione: aggiungi l'email della persona che vuoi avvisare che l'anticipo non è stato liquidato.
• Importo minimo di controllo: se imposti un valore in questo campo, tutte le richieste di anticipi uguali o inferiori saranno approvate direttamente, evitando le fasi intermedie del workflow.
• Numero di copie della ricevuta: puoi configurare quante copie della ricevuta di liquidazione vuoi stampare.
• Valuta base: cioè la valuta contabile dell'anticipo.
• Tabella valori cambio valuta: puoi impostare manualmente i cambi valuta che influiranno sugli anticipi, oppure spuntare la casella seguente.
• Aggiornamento automatico: aggiorneremo automaticamente i valori delle valute a partire dalle informazioni della Banca Centrale Europea con la frequenza desiderata.

Una volta configurati gli anticipi, dovrai aggiungere gli utenti che ne hanno bisogno tramite i flussi di approvazione.

5. Funzionalità avanzata: controllo cassa

Quando si attivano gli anticipi, è consigliabile creare un conto di controllo cassa responsabile della contabilizzazione delle liquidazioni e dei rimborsi degli anticipi in contanti. A livello pratico, è un utente amministrativo che non registra spese né ha autorità a livello di configurazione. Il suo compito è registrare in Captio tutto il processo per mantenere una corretta contabilità.

Categorie

Come creare nuove categorie

Per creare una nuova categoria, basta cliccare sul pulsante “Aggiungi” per aprire la procedura guidata (1).

In essa, dovrai compilare le seguenti informazioni:

• Nome della categoria: usa un nome descrittivo che aiuti gli utenti a categorizzare le loro spese.
• Sottocategoria: nel caso tu voglia inserirla all’interno di un’altra; tieni presente che quando fai in modo che una categoria contenga altre, la prima rimane vuota di caratteristiche.
• Conto contabile: puoi aggiungere il conto a cui vuoi imputare la spesa per aiutarti poi con la contabilizzazione.
• Codice interno: come per l’opzione precedente, aggiungi qui il codice interno che usi.
• Auto-limitata: se spunti questa casella, potrai indicare un importo massimo da rimborsare per questa categoria. Quando lo fai, potrai indicare quell’importo nel campo successivo “Importo massimo”. Ciò significa che, anche se l’utente può inserire spese di importo superiore, gli verrà rimborsato solo questo importo massimo.
• Attiva: per default le categorie sono attive ma puoi disattivarle se in un momento non ti servono più senza eliminarle.
• Categoria esclusiva per chilometraggio: se spunti questa casella, questa categoria sarà visibile solo quando si aggiunge una spesa di chilometraggio.

Quando avrai completato tutte le informazioni, clicca su “salva”.

Una volta creata la categoria, potrai vederla nel pannello principale. Ti mostriamo a colpo d’occhio le informazioni rilevanti: nome, importo massimo se limitato, codice interno e codice contabile.

Se vuoi MODIFICARE LA CATEGORIA (2):

Clicca sull’icona della matita che trovi nella colonna delle azioni per riaprire la procedura guidata e fare le modifiche necessarie.

Per ELIMINARE LA CATEGORIA (3):

Clicca sull’icona del cestino che trovi nella colonna delle azioni. Apparirà un messaggio di conferma, clicca su “Accetta” per eliminare la categoria e le sue sottocategorie associate.

Funzionalità avanzate: Le diete

Le diete non sono altro che una categoria con un importo giornaliero predefinito e per la quale, a seconda di come configuri in base alla politica di spesa della tua azienda, potrebbe non essere necessario fornire una ricevuta giustificativa.

Quando aggiungi diete, dovrai indicare le seguenti informazioni

• Nome: dicci come vuoi chiamare la dieta. Per esempio: colazione
• Importo: fissa un importo per questa dieta
• Valuta: in quale valuta stai stabilendo la dieta?
• Conto contabile: se necessario, puoi indicare a quale conto vuoi imputare le spese di questa categoria.
• Codice: aggiungi, se necessario, il codice interno che vuoi usare per questa categoria.
• Attiva: puoi attivare o disattivare le diete, questo significa se sono visibili o meno nell'app per chi registra le spese.

Metodi di pagamento

Ogni spesa, oltre ad essere categorizzata, può essere collegata a un metodo di pagamento. Puoi definire quali opzioni di pagamento permetti nelle spese di viaggio della tua azienda e specificare se sono rimborsabili per chi registra la spesa o no (fondamentale per il raggruppamento delle spese nei report e per l’uso in funzionalità avanzate come riconciliazione o anticipi).

Per aggiungere un metodo di pagamento personalizzato, l’unica cosa da fare è scrivere il nome (1), selezionare l’opzione “rimborsabile” o no (a seconda del metodo di pagamento creato) e premere salva.

Se in qualsiasi momento vuoi modificare il nome dei tuoi metodi di pagamento, basta cliccare sul nome del metodo già creato (2), fare le modifiche e premere Enter.

Puoi anche eliminare il metodo di pagamento creato, cliccando su "Elimina" (3).

Campi personalizzati

Per default, la nostra app cattura automaticamente i campi di importo, fornitore e data delle spese fotografate. Se vuoi, puoi chiedere all’utente informazioni aggiuntive su ogni spesa utilizzando i campi personalizzati. Se il tuo account è di tipo medium o large, puoi anche utilizzare questi stessi campi personalizzati a livello di report.

Tipi di campi personalizzati

• Campo personalizzato di testo

Questo campo permette di fare una domanda aperta alla persona che registra la spesa su qualcosa in particolare. Per esempio: puoi chiedere dettagli su una spesa specifica imputata alla categoria “altre spese”.

• Campo personalizzato di data

Anche se non è comune usarlo a livello di spesa, potrebbe interessarti abilitare un campo personalizzato di data a livello di report. Per esempio: data di inizio del congresso.

• Campo personalizzato di numero intero

La risposta a questo campo personalizzato è numerica; per esempio: puoi chiedere alla persona che registra la spesa o il report di indicare il numero di progetto interno corrispondente.

• Campo personalizzato di numero decimale:

Potresti voler ricevere una risposta numerica precisa, come per esempio: aggiungere i chilometri e i decimali indicati dal contachilometri dell’auto quando si registrano spese di rifornimento carburante; per questo puoi chiedere di inserire numeri con decimali.

• Campo personalizzato di elenco valori

Questo campo serve a mostrare alla persona che registra la spesa un elenco predefinito di possibili risposte. Per esempio, se si fa una visita commerciale, puoi mostrare un elenco dei tuoi clienti affinché scelga quello giusto.

• Campo personalizzato di elenco di record

Immagina che una persona registri una spesa in cui invita a pranzo 4 commensali e che ti interessi conoscere vari dati di ogni commensale (da quale azienda è, come si chiama e quale ruolo svolge, per esempio). Per poter inserire queste spese, puoi usare un campo personalizzato di elenco di record, in cui ogni elemento si apre per poter rispondere con diversi campi di testo.

• Campo personalizzato di tipo Sì/No

Questo campo personalizzato è molto utile quando la tua domanda è chiusa e ti basta un semplice sì o no. Per esempio: questa spesa è deducibile?

• Campo personalizzato di Asse analitico (funzionalità avanzata)

Si tratta di un campo speciale di valori che vengono recuperati da un sistema esterno definito dalla tua azienda. Si aprono opzioni che non sono nel nostro database ma nel tuo; questo è per clienti con integrazioni via API.

• Campo personalizzato combinato

Il campo combinato permette di raggruppare vari campi personalizzati di qualsiasi tipo per riflettere un unico concetto. Inoltre, i campi combinati possono essere raggruppati in elenchi dinamici.

Come si aggiungono i campi personalizzati?

Per aggiungere un nuovo campo personalizzato, clicca su "Nuovo campo" (1) e potrai compilare tutte le informazioni su questo campo (Nome campo, tipo di campo, tipo (per ricevuta o report), Obbligatorio o no, Categorie assegnate e descrizione) e premere Salva.

Workflow o Flussi di approvazione

Un workflow o flusso di approvazione è il meccanismo utilizzato per creare le diverse fasi attraverso cui deve passare una nota spese per essere approvata. Ogni fase avrà una persona con ruolo di supervisore che darà il via libera per passare alla successiva.

Per esempio: una persona del tuo team commerciale invia il suo report, che deve essere approvato dal suo supervisore di zona, poi dalla direttrice commerciale e infine dal personale amministrativo. In questo caso, il flusso di approvazione consta di 3 fasi e avrà 3 supervisori fino all’approvazione finale.

Per la tua sicurezza: tutte le fasi attraversate dal report vengono registrate, così garantiamo la tracciabilità del processo.

Esistono tre tipi di workflow:

• Report: workflow per il flusso di approvazione dei report.
• Anticipi: workflow per il flusso di approvazione degli anticipi.
• Viaggi: workflow per il flusso di approvazione dei viaggi.

NOTA: I tipi di workflow disponibili possono variare in base a ciò che avete sottoscritto.

Configurazione dei workflow

Prima di tutto: tieni presente che dovrai aver creato gli utenti del tuo ambiente per poterli assegnare come supervisori. Ti spieghiamo come creare utenti in questo articolo.

• Vai alla sezione Workflow nella parte Configurazione e clicca su "+Nuovo" (1).
• Scrivi un nome rappresentativo per il workflow nel campo Nome e seleziona il tipo di workflow nel campo Tipo (Report, Anticipo o Viaggio) (2).
• Premi il pulsante "+Aggiungi" per aggiungere una fase al workflow creato (3).
• Potrai compilare i dati di questa fase:
  • Nome della fase: questo testo serve agli utenti per identificare la fase di approvazione in cui si trova il loro report.
  • Utente: inizia a scrivere il nome o l’email dell’utente con ruolo di supervisore in questa fase di revisione e selezionalo dalla lista.
  • Rifiuto: è l’azione che avverrà nel caso in cui il Report / viaggio / Anticipo venga rifiutato. Qui deve essere indicato a quale fase deve tornare il report se questa fase lo rifiuta. Si può tornare alla fase immediatamente precedente o restituire il report all’utente che lo ha registrato per la modifica o eliminazione.
  • Permessi: indica i permessi che il revisore avrà sul report in questa fase.
  • Avvisi: definisce gli avvisi che vengono calcolati in questa fase.

Importante! Se crei un workflow senza fasi, sarà un workflow di auto-approvazione. Cioè, quando l’utente richiede l’approvazione, i suoi report non andranno a nessun revisore e saranno auto-approvati.

I permessi disponibili per una fase sono i seguenti :

• Importo minimo: qui puoi definire se la fase del workflow in cui ti trovi deve avere un importo minimo per essere revisionata. Se lasci questo campo vuoto, il valore sarà 0 e si applicheranno le altre regole stabilite.  (es.Un Direttore Finanziario che vuole validare solo note spese con importi superiori a 500€ che contengano anche avvisi, come per esempio spese modificate.)
• Avvisi: nella sezione avvisi sarà indicato quali avvisi potrà vedere la persona incaricata di supervisionare la fase.
• Elimina: la persona che supervisiona la fase può rimuovere spese dal report. Le spese non vengono eliminate, vengono solo tolte da questo report e tornano nella lista delle spese pendenti dell’utente.
• Modifica spesa: la persona che supervisiona la fase può modificare le spese del report. Potrà anche modificare i dati rilevati da Captio (importo e data)
• Email: la persona che supervisiona la fase riceverà una email che la avvisa che ha un report da revisionare.
• Salta fase: il report passerà alla fase successiva se non si attivano avvisi definiti nella sezione Avvisi.

Una volta create le fasi, devi aggiungere gli utenti interessati da questo workflow. Per farlo, clicca sul pulsante Gestione utenti (4).

Si aprirà la finestra di Assegnazione utenti. In questa finestra, seleziona gli utenti che vuoi aggiungere al workflow. Una volta selezionati gli utenti per il workflow, chiudi la finestra con il pulsante in alto a destra.

Non dimenticare di cliccare su salva quando hai finito di configurare il tuo workflow (5).

Report (PDF)

In questa sezione puoi configurare l’aspetto dei report che scarichi in PDF. Puoi configurare il tipo di modello, il logo e il contenuto per adattarli alle tue esigenze.