Tipi di utenti in Captio
Nella sezione "Utenti" troverai tutte le informazioni relative a ciò che è realmente importante: le persone che lavorano con te. Prima di tutto, vorremmo ricordarti quali sono i tipi di utenti disponibili in Captio e quali ruoli svolgono.
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Ruolo amministratore
È la persona che configura e gestisce l'ambiente in Captio. Inoltre, in ambienti semplici in cui non ci sono flussi di approvazione, sarà la persona incaricata di approvare i rapporti e le richieste inviate dal resto degli utenti.
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Ruolo supervisore
Questa persona, oltre ad essere in grado di esercitare il ruolo di segnalatore, riceve le note spese inviate dal suo staff e decide se approvarle o rifiutarle.
Compiti di questo ruolo
- Controllare le spese, le annotazioni e i documenti giustificativi
- Approvare o rifiutare i rapporti e, pertanto, il rimborso spese
Come funziona il processo?
- Affinché qualcuno svolga il ruolo di supervisore, il responsabile della gestione dell'ambiente dovrà aggiungerlo in una delle fasi di un flusso di approvazione, che sia per approvare i rapporti, gli anticipi o i viaggi.
- Ogni volta che viene attivata una fase di approvazione, la persona in questione riceve un avviso (via email o mediante l'app) che notifica l'esistenza di attività di supervisione in sospeso.
- Si accede all'elemento in questione: le principali funzioni relative alla supervisione si trovano nelle sezioni "Viaggi > In attesa di revisione", "Rapporti > In attesa di approvazione" o "Anticipi".
Se lo desideri, puoi trovare maggiori informazioni su come approvare i rapporti, gli anticipi ed i viaggi sul sito web.
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Ruolo segnalatore
Le persone con un ruolo di segnalatore sono quelle che svolgono abitualmente il proprio lavoro fuori dall'ufficio e generano spese. Queste spese devono essere presentate all'azienda per il loro pagamento.
Attività che può eseguire:
- Acquisire spese e generare rapporti di spesa per reclamarle, sia attraverso il sito web che dall'app
- Richiedere anticipi
- Richiedere viaggi
Come aggiungere nuovi utenti
Per aggiungere un nuovo utente, clicca su "Crea utente" per aprire la procedura guidata in una finestra pop-up. La procedura guidata consiste in diverse schede che ti permettono di configurare gli attributi di ciascun utente e il loro ruolo nella gestione delle spese aziendali.
Opzioni di base nella creazione di utenti
Dovrai aggiungere tutti i dati relativi all'identificazione dell'utente.
- Login: email obbligatoria ed unica che serve ad identificare la persona all'interno di Captio. È un campo obbligatorio.
- Password: dovrà contenere almeno 8 caratteri (senza spazi) tra cui un numero e una lettera. È un campo obbligatorio.
- Nome: se lo desideri, aggiungi nome e cognome per rendere più facile il riconoscimento della persona.
- Utente attivo: questa opzione consente di attivare o disattivare l'accesso di un utente a Captio senza eliminarlo. In questo modo l'utente potrà accedere a tutte le informazioni relative alle sue spese, ma non potrà rientrare nell'applicazione. È un campo obbligatorio.
- Tipo di conto bancario: a seconda del tipo di conto selezionato si possono aggiungere i campi necessari.
- Centro di costo: puoi specificare un centro di costo associato all'utente in modo che la contabilità risulti più semplice.
- Codice utente: puoi anche impostare un codice utente per facilitare la lettura dei rapporti.
- Codice azienda: se lavori in un ambiente multi-aziendale, puoi specificare il codice dell'azienda dell'utente.
Opzioni avanzate nella creazione di utenti
Una volta identificato l'utente, è il momento di attribuirgli caratteristiche specifiche delle sue spese:
- Chilometraggio: puoi assegnare a questo utente una tariffa di chilometraggio predefinita. La categoria e il metodo di pagamento saranno impostati secondo i valori precedentemente stabiliti durante la configurazione della tariffa di chilometraggio. Se non lo hai fatto o desideri modificare la tariffa per un utente specifico, puoi impostarla in questo momento. Se non viene definita, l'utente segnalatore potrà selezionare la categoria e il metodo di pagamento al momento dell'inserimento del chilometraggio.
- Valuta: un passaggio fondamentale per la creazione di utenti è associarli ad una valuta predefinita, poiché il tipo di valuta delle spese non viene riconosciuta automaticamente, ma viene aggiunta dall'utente. Se un utente comunica normalmente le spese in dollari, è possibile associarlo a questa valuta in modo che appaia di default. L'utente potrà modificare e ristabilire la valuta in qualsiasi momento (ad esempio, nel caso di un viaggio).
- Modifica scontrini con immagine: come abbiamo visto in Configurazione > Modifica scontrini, se spunti questa casella, l'utente potrà modificare i dati delle spese lette da Captio (fornitore, data e importo).
- Permesso per vedere tutti i rapporti: se selezioni questa opzione, l'utente potrà visualizzare TUTTI i rapporti di tutti gli utenti dell'ambiente (potrà visualizzarli, ma non modificarli). Questo può essere utile, ad esempio, al responsabile di risorse umane o ai controller.
Identificatori di metodi di pagamento
In questa sezione puoi aggiungere gli identificatori di metodi di pagamento che verranno utilizzati per eseguire la conciliazione bancaria.
Per soddisfare i requisiti del RGPD, tutte le carte bancarie inserite nel nostro sistema devono essere occultate. D'ora in poi, quando aggiungi delle nuove carte come identificatore per la conciliazione bancaria, vedrai che verranno memorizzate in maniera occulta.
Nella sezione di identificatori di metodi di pagamento (per la conciliazione di banca), puoi scegliere tra carta di credito o altri metodi (ad esempio codice utente, numero di targa, ecc.). Se scegli una carta, inserisci il numero, seleziona il tipo di metodo di pagamento e clicca su "Aggiungi". In un primo momento potrai visualizzare la numerazione completa in modo da assicurarti che sia tutto corretto. Se è così, clicca sul pulsante "Salva".
Se accedi nuovamente alla scheda "Opzioni avanzate", vedrai che la numerazione verrà occultata.
Opzioni di workflow nella creazione di utenti
Arriviamo ad una delle parti più importanti nella gestione delle spese aziendali: workflow o flussi di approvazione. Come sai, a Captio è possibile definire diverse fasi di supervisione in modo che i rapporti e le richieste speciali (anticipi e viaggi) siano approvati in modo agile.
Da questa scheda, potrai assegnare ad un utente uno o più flussi di approvazione per i suoi rapporti e, se previsto dal tuo piano tariffario, anche per anticipi e viaggi.
Se lo stesso utente ha più flussi di approvazione, può sceglierne uno "Predefinito" selezionandolo dal menù a discesa corrispondente; ma tieni presente che quando invii un rapporto per la sua approvazione, l'utente avrà la possibilità di modificarlo.
Ricorda che per poter usare questa configurazione, avrai dovuto definire prima i workflow.
Importante! Il processo di creazione di un utente terminerà cliccando sul pulsante "Salva".
Come modificare gli utenti esistenti
Una volta creato e salvato un utente, questo apparirà nel pannello generale. Potrai modificare la configurazione ogni volta che vuoi cliccando sul link "Modifica" situato a destra.
Come disattivare o eliminare un utente
Prima di tutto, è importante chiarire la differenza tra disattivare ed eliminare:
- Se disattivi un utente, la persona non sarà in grado di accedere a Captio con le sue credenziali fino a quando non verrà nuovamente attivata; le sue informazioni e spese saranno disponibili per la loro consultazione.
- Se elimini un utente, l'accesso alla piattaforma verrà bloccato in modo permanente e l'utente verrà eliminato come tale; i suoi rapporti resteranno disponibili.
Per disattivare un utente, è necessario deselezionare l'opzione "Utente attivo" che si trova nella scheda delle opzioni di base della procedura guidata di creazione utente.
Per eliminare un utente puoi farlo dal pulsante "Elimina" che troverai nella parte inferiore della procedura guidata di creazione utente.
Funzioni avanzate: Gruppi di utenti
Questi gruppi permettono di mantenere la coerenza negli ambienti con molti utenti, poiché consentono di assegnare categorie e metodi di pagamento in modo omogeneo a tutti i loro membri, ed offrono la possibilità di apportare modifiche a tutti gli utenti di un gruppo contemporaneamente.
Aggiungere un nuovo gruppo di utenti
Per creare un nuovo gruppo di utenti, clicca sulla scheda "Gruppi" all'interno della sezione "Utenti".
1. Cliccando su "Crea gruppo" si aprirà la procedura guidata.
2. Aggiungi un nome rappresentativo per il gruppo di utenti. Mettiamo ad esempio che vogliamo creare la divisione "levante" del nostro staff commerciale.
3. Cerca ed aggiungi al gruppo gli utenti che vuoi; puoi utilizzare come filtri alcuni dei valori che hai usato durante la registrazione degli utenti (codice azienda, codice utente, centro di costo, email o nome). Nella colonna di destra appariranno tutti gli utenti che rispondono ai filtri impostati. Per aggiungerli al gruppo, clicca sul simbolo "+" e in questo modo passeranno alla colonna di sinistra. Se commetti un errore, clicca sul simbolo "-" per rimuoverli dal gruppo.
4. Accedi alla scheda "Categorie" della procedura guidata per assegnare le categorie che saranno disponibili per questo gruppo di utenti. Il meccanismo è lo stesso di quello precedente (con il simbolo "+" aggiungi, e con il simbolo "-" rimuovi).
5. Puoi anche assegnare al gruppo determinati metodi di pagamento. Per farlo, vai all'ultima scheda della procedura guidata e aggiungi (+) o rimuovi (-) i metodi di pagamento che desideri. Una volta terminato, clicca su "Salva".
Importante: uno stesso utente può appartenere a più gruppi ed uno di essi può essere impostato come gruppo principale. Questo definirà le caratteristiche di base dell'utente, il resto della configurazione sarà data dalla combinazione degli attributi degli altri gruppi. Puoi definire il gruppo principale per ogni utente dalla sezione "Modifica utente".
Dopo aver creato i gruppi di utenti, potrai aggiungere nuovi membri direttamente dalla scheda superiore "Gruppi" presente nella procedura guidata di creazione utente (Utenti > Crea utente > Gruppi).
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Autorizzazioni
Le autorizzazioni vengono utilizzate per concedere autorizzazioni di reporter o amministratore agli utenti che consideriamo.
Nell'immagine seguente vediamo tutti i tipi di permessi. Cliccandoci sopra li attivi per l'utente che stiamo modificando.
Funzioni avanzate: Deleghe utenti
La delega viene utilizzata per fare in modo che gli utenti di Captio assumano temporaneamente il ruolo di altri per portare a termine un'attività. È un'opzione molto utile se, ad esempio, si desidera cedere l'utilizzo di Captio ad un assistente.
Per accedere a tutte le funzionalità relative alla delega, clicca sulla terza scheda della sezione "Utenti".
Panoramica
Utilizzando le prime due caselle, l'amministratore potrà abilitare l'opzione affinché gli utenti siano in grado di gestire le proprie deleghe e abilitare l'uso della delega totale dei permessi. Se l'amministratore permette agli utenti di creare deleghe, riceverà un'email riassuntiva delle modifiche apportate da questi ultimi.
Con la delega parziale, l'utente che riceve i permessi sarà in grado di acquisire le spese ed effettuare pagamenti per conto dell'utente delegante. Attraverso la delega totale, l'utente che riceve i permessi potrà eseguire per conto dell'utente delegante qualsiasi azione che è stato abilitato a svolgere.
Nella schermata "Deleghe", vengono visualizzati gli utenti che attualmente dispongono dei permessi per accedere a Captio ed agire per conto di altre persone, ed il numero di utenti su cui dispongono il permesso di delega.
Affinché un utente smetta di agire per conto di altre persone, è possibile eliminare tutte le deleghe dal pulsante "Elimina".
Nel caso in cui si desideri delegare utenti di un altro ambiente (un altro ufficio in un altro paese, ad esempio), questi utenti appariranno nello stesso elenco ma con la specifica dell'ambiente in cui si trovano.
Qualsiasi azione eseguita da un utente delegato verrà salvata nel registro delle azioni all'interno di rapporti con il nome dell'utente in questione.
Aggiungere una nuova delega
Per creare una nuova delega, clicca sul pulsante "Aggiungi delega" per aprire la procedura guidata. Dovrai solo seguire questi passaggi:
- Inizia a digitare il nome dell'utente che potrà agire per conto di un altro.
- Seleziona gli utenti in nome di cui potrà agire selezionando le caselle corrispondenti.
- Seleziona il tipo di delega da applicare.
- Salva la configurazione, ed ecco fatto!
Una volta terminata la configurazione, l'utente in questione potrà accedere agli account delle persone per cui ha il permesso di delega.
Accedere in modalità delega
L'utente accederà normalmente a Captio utilizzando il proprio nome utente e password. Per lavorare per conto di un'altra persona, potrà accedere al menù situato in alto a destra e selezionare l'opzione "Accedi a un altro account".
In un menù a discesa verranno visualizzati tutti gli utenti a cui potrà accedere. Una volta selezionato quello che gli interessa, inizierà ad agire a nome suo.
Una volta terminato il lavoro, non sarà necessario chiudere la sessione, ma sarà sufficiente cambiare di utente dal menù a discesa situato nell'angolo in alto a destra.