- Vídeo rápido passo-a-passo
Também o pode ver clicando neste link.
Certifique-se de que tem a versão mais recente da Emburse Captio instalada no seu dispositivo móvel.
- Login
Depois de descarregar a aplicação, introduza o seu endereço de correio eletrónico e a sua password para aceder à sua conta. A Captio efetuará um carregamento inicial para sincronizar os seus dados. Este processo só é efetuado quando se inicia sessão.
No final do processo de sincronização, acederá ao ecrã principal da Captio.
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- Menu principal
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O menu principal contém as diferentes opções da Captio. Para o visualizar, tem de selecionar o ícone com as três linhas horizontais no canto superior esquerdo do ecrã.
Este menu é acessível a partir de todos os ecrãs. Também se acede a partir do menu principal ao ecrã de configuração.
- Capturar um recibo
Para capturar o seu primeiro recibo, clique no botão da câmara no canto inferior direito ou em Capturar despesa no menu principal (1.ª opção do menu).
Depois de ter capturado o seu primeiro recibo, acederá à lista de recibos.
Para as capturas seguintes, poderá continuar a utilizar o botão na parte inferior. Os seus recibos irão aparecendo na lista com o estado “A carregar dados”. O carregamento demorará alguns segundos.
Quando o recibo tiver sido carregado, o seu estado mudará para “A ler dados”. Esta fase pode demorar algum tempo e, nela, extrair-se-á automaticamente a data, o nome do fornecedor e o montante. Mesmo que este esteja a ser processado, ao selecionar o recibo, poderá categorizá-lo e acrescentar-lhe informações.
Além disso, poderá realizar várias capturas sucessivas sem ter de as categorizar ao mesmo tempo. Isto significa que terá a opção de categorizar as suas despesas aquando da captura ou posteriormente.
- Inserir manualmente
Também pode inserir manualmente uma despesa quando a política da sua empresa lhe permitir,
se tiver perdido o comprovativo físico ou se a despesa não exigir comprovativo físico.
- Spese di chilometraggio
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- Carregar despesa em PDF
Também pode carregar as suas despesas digitais, ou seja, estas costumam ser despesas que recebe por correio eletrónico em formato digital e PDF. Para isso, pode abrir o ficheiro PDF no seu dispositivo móvel e, a partir daí, clicar em partilhar com a aplicação da Captio, que carregará a despesa em PDF para a sua conta. Ou inclusive pode reenviar estas despesas a partir da sua conta corporativa por correio eletrónico para gastos@captio.com
- Despesas
Nesta secção, pode ver as despesas introduzidas e as despesas com visto verde que ainda não foram incluídas em relatórios.
A despesa passa de Em processamento para Despesas lidas assim que a leitura da mesma ocorrer.
O processo ficará concluído quando a despesa tiver sido lida corretamente e os dados obrigatórios exigidos pela sua empresa tiverem sido introduzidos. Nesse momento, a despesa aparecerá com um visto verde.
- Relatórios
Todas as despesas devem ser atribuídas a um relatório. Pode criar um relatório a partir da secção do menu que lhe foi atribuído e clicando no ícone superior direito. Tem de atribuir-lhe um nome e importar as despesas que pretende adicionar.
Pode guardar o relatório e adicionar tantas despesas quantas desejar, desde que este esteja em rascunho. Assim que solicitar aprovação, este relatório deixará de ser editável.
Depois de concluir o relatório, poderá solicitar a aprovação. Nesta altura, o relatório será automaticamente enviado para o(s) revisor(es) previamente configurado(s) com base na política de despesas da sua empresa. Se tiver um relatório rejeitado, este aparecerá a vermelho e rejeitado. Também pode ver todos os relatórios que já estiverem aprovados.
Além disso, se for revisor, verá uma secção de revisão onde poderá aprovar ou rejeitar as notas de despesa da sua equipa.
- Notificações
As notificações permitem-lhe estar permanentemente informado sobre novidades no processo de liquidação de despesas.
As notificações estão divididas em duas categorias distintas. Na caixa de correio, aparecerão as notificações informativas como “O seu relatório foi aprovado.”
Na secção “As minhas tarefas”, aparecerão as notificações que exigirem uma ação da sua parte, por exemplo, quando um relatório está pendente da sua revisão.
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