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Guida di base APP Emburse Captio 2023

 

  • Video veloce passo a passo

 

Puoi vederlo anche cliccando su questo link.

 

Assicurati di avere l’ultima versione di Emburse Captio installata sul tuo dispositivo mobile.

 

  • Accesso

Una volta scaricata l’applicazione, inserisci la tua email e la tua password per accedere al tuo account. Captio eseguirà un caricamento iniziale per sincronizzare i tuoi dati. Questo processo viene eseguito solo al momento del login.

Alla fine della sincronizzazione, accederai alla schermata principale di Captio.

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    • Menù principale

    Il menù principale contiene le diverse opzioni di Captio. Per visualizzarle, seleziona l’icona con le tre linee orizzontali situata nell’angolo in alto a sinistra dello schermo.

    Questo menù è accessibile da qualsiasi tipo di schermo. È possibile accedere alla schermata di configurazione anche dal menù principale.

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  •  Acquisizione di uno scontrino

Per effettuare l’acquisizione del tuo primo scontrino, clicca sul pulsante della fotocamera in basso a destra o su “Acquisisci spesa” dal menù principale (1ª opzione del menù).

Una volta acquisito, potrai accedere alla lista degli scontrini memorizzati.

Per le successive acquisizioni, potrai continuare a usare il pulsante situato nella parte inferiore dello schermo. I tuoi scontrini verranno visualizzati nell’elenco con lo stato “Caricamento dati”. Il caricamento durerà alcuni secondi.

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Una volta che lo scontrino è stato caricato, lo stato cambierà a “Lettura dati”. Questa fase può richiedere del tempo ed estrarrà automaticamente la data, il nome del fornitore e l’importo. Sebbene sia in fase di elaborazione, se selezioni lo scontrino potrai classificarlo e aggiungervi informazioni.

Inoltre, potrai effettuare diverse acquisizioni una dopo l’altra senza doverle categorizzare al momento.  Vale a dire, avrai la possibilità di classificare le tue spese al momento dell’acquisizione o successivamente.

 

 

  • Inserimento manuale

Puoi anche inserire manualmente una spesa quando la tua politica aziendale lo consente, perché hai perso lo scontrino fisico o perché la spesa non richiede uno scontrino fisico.

 

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    • Spese di chilometraggio

    Cliccando su “Chilometraggio”, puoi comunicare le spese di chilometraggio. Qui dovrai inserire il punto di partenza e di arrivo, potrai aggiungere più fermate e selezionare anche se il viaggio è di andata e ritorno. Google Maps calcola automaticamente la distanza e Captio l’importo da pagare in base alla politica di spesa dell’azienda.

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  • Caricare una spesa in PDF

Puoi anche caricare le tue spese digitali, ovvero le spese che solitamente ricevi via email in formato digitale e in PDF. Per farlo puoi aprire il file PDF sul tuo dispositivo mobile e da lì cliccare su “Condividi con l’applicazione di Captio”, in questo modo la spesa PDF verrà caricata sul tuo account. Oppure puoi anche inoltrare queste spese dal tuo account aziendale via email a gastos@captio.com

 

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  • Spese

In questa sezione può visualizzare le spese che hai inserito e le spese con un segno di spunta verde che non hai ancora incluso in rapporti.

Lo stato della spesa passa da In elaborazione a Spese lette nel momento in cui è stata effettuata la lettura della stessa.  

Il processo sarà concluso quando la spesa sarà stata letta correttamente e saranno stati inseriti i dati obbligatori richiesti dalla tua azienda. In quel momento la spesa apparirà con un segno di spunta verde. 

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  • Rapporti

    Tutte le spese devono essere assegnate a un rapporto. Puoi creare un rapporto dall’apposita sezione del menù e cliccando sull’icona in alto a destra. Devi assegnare un nome al rapporto ed importare le spese che desideri aggiungere ad esso.

    Puoi salvare il rapporto e aggiungere tutte le spese che desideri purché questo sia ​​in stato di bozza. Nel momento in cui richiedi l’approvazione, il rapporto non potrà più essere modificato. 

    Una volta terminato il rapporto, potrai richiederne l’approvazione. A questo punto, il rapporto verrà inviato automaticamente al revisore o ai revisori precedentemente configurati in base alla politica di spesa della tua azienda. Se hai un rapporto che è stato rifiutato, apparirà in rosso e come “Rifiutato”. Puoi visualizzare anche tutti i rapporti che sono già stati approvati.

    Inoltre, se sei un revisore, vedrai un’apposita sezione da cui potrai approvare o rifiutare le note spese del tuo staff.

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  • Notifiche

Le notifiche ti permettono di restare costantemente informato sui nuovi sviluppi del processo di liquidazione delle spese. 

Le notifiche si dividono in due diverse categorie. Nella casella di posta in arrivo verranno visualizzate le notifiche informative, come ad esempio “Il tuo rapporto è stato approvato”. 

Nella sezione “Le mie attività” appariranno le notifiche che richiedono un’azione da parte tua, ad esempio, quando hai un rapporto in attesa di revisione. 

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