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3. Configurazione i rapporti

I rapporti non sono altro che una nota spese. La persona che comunica le spese può generare diversi tipi di rapporti, che sia per periodo di tempo (ad esempio: spese per aprile 2018) o per progetto (spese per la fiera di Barcellona).

Gestire le note spese

È possibile gestire i rapporti dall'apposita scheda del menù principale.

Sebbene normalmente questo lavoro è compito della figura del supervisore, se la supervisione dei rapporti di un utente non è associata a nessun workflow, questa attività ricadrà su di te in qualità di amministratore dell'ambiente.

Stato dei rapporti

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Vedrai che la scheda dei rapporti è strutturata in diverse sezioni che indicano lo stato dei rapporti.

I rapporti in attesa di approvazione: sono quelli che sono stati inviati dall'utente segnalatore relativi a spese senza workflow assegnato, e che non sono ancora stati approvati. Ti spiegheremo più tardi come esaminare e approvare i rapporti.

I rapporti approvati sono quelli che, come la stessa espressione indica, sono stati approvati.

 

Ed infine, in Tutti potrai trovare tutti i rapporti di tutti gli utenti dell'ambiente indipendentemente dal loro stato di approvazione, inclusi quelli in sospeso.

Come esaminare i rapporti dal sito web

Come amministratore, dovrai esaminare i rapporti solo se i tuoi utenti non hanno assegnato nessun workflow e pertanto non dispongono di un supervisore.

Riceverai una notifica via email ogni volta che viene caricato un rapporto da prendere in esame su Captio. Per visualizzarlo, puoi facilmente farlo dalla scheda "Rapporti > In attesa di approvazione". Puoi accedere tramite il link presente nell'email di notifica o direttamente da Captio.

 

Passare i rapporti approvati a bozza 

Avviso importante: L'approvazione delle note spese può portare ad una serie di processi automatici all'interno della tua azienda, come la contabilizzazione in un ERP. Tienilo presente quando modifichi lo stato dei rapporti approvati che potrebbero essere già stati contabilizzati, in quanto questo potrebbe portare ad una duplicazione delle voci contabili.

Se desideri restituire all'utente un rapporto in stato di "Bozza" per includere eventuali spese o apportare possibili modifiche, segui questa procedura:

  1. Vai alla scheda "Rapporti".
  2. Cerca il rapporto approvato o esportato ed aprilo.
  3. Clicca sul pulsante "Torna a bozza".
  4. Verrà visualizzata una finestra di conferma, dove potrai scegliere di continuare (nel caso in cui desideri tornare alla bozza del rapporto) o annullare l'azione.

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Una volta recuperata la bozza del rapporto, questo sarà disponibile nella posta dell'utente che l'ha creato per poter apportare le modifiche necessarie.

Questa funzionalità è disponibile solo per l'utente amministratore e solo dalla scheda "Approvati".

Download dei rapporti

Il download dei rapporti può essere eseguito da diverse sezioni. In ognuna di esse vengono visualizzati i diversi pulsanti per scaricare i rapporti. I pulsanti principali sono "Scarica PDF" e "Scarica Excel".

Scarica PDF: questa opzione permette di generare un file PDF corrispondente a uno o più rapporti. L'aspetto di questi file di esportazione può essere personalizzato dalla scheda "Configurazione".

Scarica Excel: questa opzione permette di generare un file CSV con i dati dei rapporti che selezioniamo. Risulta utile quando è necessario preparare le informazioni prima di aggiungerle ad un sistema contabile. Ti verrà inviata una email con il file; questa email può essere impostata dalla scheda di "Configurazione".

Il file generato sarà in formato CSV e potrà essere aperto con Microsoft Excel. I dati saranno separati da un ";" e mostreranno una fila per ogni scontrino presente nei rapporti, e delle colonne con i dati di ciascuno di essi: codice del rapporto, nome, stato, workflow, utente, centro di costo, data, fornitore, categoria, metodo di pagamento, valuta, ecc. Tutte queste informazioni possono essere utilizzate per importarle nel sistema contabile.

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