Pour utilisateurs
Comment faire avec les dépenses réalisées avec une carte d’Emburse Cards ?
- Notification : Téléchargez la dépense sur Captio
Suite au paiement d’un achat avec votre carte Emburse, vous recevrez dans votre téléphone une notification avec un message contenant l’information de la transaction et vous demandant de prendre une photo de la dépense.
2. En cliquant sur le message vous verrez l’information de la transaction et si vous y entrez, vous verrez le montant, la date et le fournisseur. Vous pouvez capturer la dépense en cliquant sur l’icône de la caméra.
Vous pouvez également télécharger des dépenses sous format PDF. Celles-ci sont les dépenses que vous recevez en format numérique, normalement sur votre courriel.
Pour effacer la photo vous pouvez l’éliminer dans l’icône poubelle et télécharger une nouvelle photo par la suite :
Vous pouvez aussi sélectionner la catégorie de la transaction et remplir les données requises par votre organisation.
C’est le moment d’enregistrer la dépense.
Est-il possible d’associer une dépense déjà créée à une transaction d’Emburse Cards ?
Si vous avez déjà créé votre dépense, vous pouvez l’associer à la transaction créée automatiquement.
Pour cela, accédez à la transaction et cliquez sur le bouton « Concilier ». À continuation, sélectionnez la dépense que vous aviez déjà créée.
N’oubliez pas que le mode de paiement de la dépense doit être Emburse Cards. Si le mode de paiement affiché est différent, il suffit de l’éditer et d’ajouter le mode de paiement Emburse Cards.
Et si je n’ai pas de reçu ?
Si vous n’avez pas de reçu, vous pouvez quand même continuer le processus sans l’ajouter. L’application vous indiquera que la transaction n’a pas de justificatif (ticket) et vous demandera si vous êtes sûr de vouloir continuer.
Plus tard, vous pourrez y ajouter un commentaire, optionnel, pour indiquer la raison pour laquelle vous n’avez pas de ticket. Cette dépense sera classée comme dépense manuelle.
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Que se passe-t-il si j’ai associé une dépense incorrecte et que j’ai déjà enregistré cette conciliation ?
Dans ce cas vous pouvez accéder à la transaction et cliquer sur l’icône situé en haut à droite.
L’application vous demandera de confirmer l'action et suite à votre acceptation la dépense et la transaction seront séparées.
Vous pourrez à nouveau associer une dépense à la transaction et vice-versa en répétant les pas précédents.
Un icône d’une carte bancaire cassée sera affiché dans la transaction pour indiquer que la dépense n'est associée à aucune transaction.
Comment savoir si une dépense est conciliée ou pas ?
Icône carte bleue - dépense payée avec carte d’entreprise et non remboursable.
Icône carte bleue cassée - la dépense n'est associée à aucune transaction.
Icône carte bleue (gris) - transaction Emburse Cards. Créée automatiquement.
Autres questions :
- Avec quelles dépenses est-il possible de faire la conciliation ?
Avec toute dépense dont le mode de paiement soit « Emburse Cards » et qui ne soit pas associée à une transaction ni incluse dans une note de frais.
- Quel est le critère appliqué pour rapprocher (concilier) de manière automatique ?
Les éléments pris en compte sont la date, le montant, la devise et le mode de paiement.