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Guide de base APP Emburse Captio 2023

 

  • vidéo étape par étape rapide

 

Vous pouvez aussi le voir en cliquant sur ce lien.

 


Assurez-vous que la dernière version d'Embourse Captio est installée sur votre appareil mobile.

 

  • Ouverture de session

Une fois l'application téléchargée, saisissez votre email et votre mot de passe habituels pour accéder à votre compte. Captio effectuera un téléchargement initial pour synchroniser vos données. Ce processus n'est effectué que lors de la connexion.

À la fin du processus de synchronisation, vous accéderez à l'écran principal de Captio.

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  • Menu principal

    Le menu principal contient les différentes options de Captio. Pour l'afficher, vous devez sélectionner l'icône avec les trois lignes horizontales dans le coin supérieur gauche de votre écran.

    Ce menu est accessible depuis tous les écrans. L'écran de configuration est également accessible depuis le menu principal.

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  • Prendre une photo d'un ticket

    Pour capturer votre premier ticket de caisse, cliquez sur le bouton appareil photo en bas à droite ou sur capture dépense, depuis le menu principal (1ère option de menu).

    Lorsque vous aurez capturé votre premier ticket, vous accéderez à la liste des tickets.

    Pour les captures successives, vous pouvez continuer à utiliser le bouton en bas. Vos billets apparaîtront dans la liste avec le statut "Téléchargement des données". Le téléchargement durera quelques secondes.

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Une fois le ticket téléchargé, son statut passera à "Lecture des données". Cette phase peut prendre un certain temps et elle extraira automatiquement la date, le nom du prestataire et le montant. Bien qu'il soit en cours de traitement, si vous sélectionnez le ticket, vous pourrez le catégoriser et y ajouter des informations.

De plus, vous pourrez faire plusieurs captures successives sans avoir à les catégoriser à ce moment précis. C'est-à-dire que vous aurez la possibilité de catégoriser vos dépenses au moment de la saisie ou plus tard.

  • insérer manuellement

Vous pouvez également insérer manuellement une dépense lorsque la politique de votre entreprise le permet, car

vous avez perdu le reçu physique ou lorsque la dépense ne nécessite pas de reçu physique.

 

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  • Créer du kilométrage

En cliquant sur le kilométrage, vous pouvez déclarer les dépenses kilométriques où vous devez entrer le point de départ et d'arrivée, vous pouvez ajouter plusieurs arrêts et également sélectionner si le voyage est aller-retour. Google Maps calcule automatiquement la distance et Captio la valeur à payer en fonction de la politique de dépenses.

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  • Télécharger la dépense en Pdf

    Vous pouvez également télécharger vos dépenses numériques, c'est-à-dire qu'il s'agit généralement de dépenses que vous recevez par e-mail au format numérique et en pdf. Pour ce faire, vous pouvez ouvrir le fichier pdf sur votre appareil mobile et à partir du même clic sur partager avec le Application Captio , qui se chargera de télécharger la dépense pdf sur votre compte. Ou vous pouvez même transférer ces dépenses à partir de votre compte d'entreprise par e-mail à dépenses@captio.com

    gastos@captio.com

 

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  • Tickets

    Dans cette section, vous pouvez voir les dépenses que vous avez saisies et les dépenses avec une coche verte que vous n'avez pas encore incluses dans les rapports.

    La dépense va d'En cours à Dépenses lues au moment où la lecture de celles-ci a été effectuée.

    Le processus sera terminé lorsque la dépense aura été lue correctement et que les données obligatoires requises par votre entreprise auront été saisies. À ce moment-là, la dépense apparaîtra avec une coche verte.

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  • Notes de frais

Todo gasto debe ir asignado a un informe. Puedes crear un informe desde el apartado del menú asignado a ello y clicando en el icono superior derecho. Debes asignarle un nombre,  e importar los gastos que quieras añadir al mismo.

Puedes guardar el informe y añadir tantos gastos como desees siempre que este esté en borrador. En el momento que solicites aprobación este informe ya no podrá ser editado. 

Una vez des por finalizado el informe podrás solicitar aprobación. En este momento el informe viajará automáticamente al revisor o revisores previamente configurados en base la política de gastos de tu empresa.Si tuvieras un informe rechazado, aparecería en rojo y rechazado.También se pueden visualizar todos aquellos informes que estén ya aprobados.

Además si eres revisor verás un apartado de revisión dónde podrás aprobar o rechazar las notas de gasto de tu equipo.

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  • Notifications

    Les notifications vous permettent d'être informé en permanence de l'actualité du processus de décompte des dépenses.

    Les notifications se répartissent en deux catégories distinctes. Des notifications informatives telles que "Votre rapport a été approuvé" apparaîtront dans la boîte aux lettres.

    Dans la section "Mes tâches" apparaîtront les notifications qui nécessitent une action de votre part, par exemple, lorsqu'il y a un rapport en attente de votre révision.

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