Desde la sección de Avisos/Alerts, podrás definir las reglas de comprobación para los gastos que sean reportados por los usuarios en tu empresa. Captio detectará automáticamente los casos que no cumplan con lo establecido y los marcará como potencialmente conflictivos en los correspondientes informes de gastos.
Es importante tener presente que el cálculo de estas reglas se realiza cuando el informe pasa de una fase de revisión a otra, y que el tipo de avisos calculados variará en función de los avisos configurados para cada una de ella. Para más información sobre ello, véase uso de workflows.
Es posible definir la política de gastos de tu empresa con gran detalle implementando reglas para comprobar que no se supere un importe máximo, que no haya gastos pasados en fin de semana, que no haya gastos repetidos y un largo etcétera.
Para crear un nuevo aviso, haz clic en el botón Nuevo tipo aviso/New alert type. Aparecerá una ventana donde especificar las características de éste, así como a los Usuarios/Users, Pasos workflow/Workflow stages, Categorías/Categories y Formas pago/Payment types que afecta. Define esta información y haz clic en Guardar/Save.
Los tipos de alertas configurables son:
- Campos obligatorios/Required fields: Alerta a nivel de tique que salta cuando existen campos obligatorios sin rellenar.
- Comprobante obligatorio /Image required: Alerta a nivel de tique que nos informa que un gasto no contiene imagen del justificante. Es posible configurar un importe mínimo por debajo del cual no se realice esta comprobación.
- Días festivos /Holidays: Alerta a nivel de tique que nos informa que un gasto se ha realizado en un día no laborable. Los días festivos a controlar se pueden configurar desde la misma alerta.
- Distancia máxima tique/Maximum distance receipt: Alerta a nivel de tique de kilometraje que saltará si la distancia introducida sobrepasa la configurada.
- Fin de semana /Weekend: Alerta a nivel de tique que nos informa de si el gasto se ha producido en fin de semana (Sábado y/o Domingo).
- Importe máximo fecha / Maximum amount date: Alerta a nivel de informe que nos informa de que en el periodo de tiempo configurado el usuario ha sobrepasado el importe predefinido. El periodo puede ser diario, semanal o mensual.
- Importe máximo informe /Maximum amount of report: Alerta a nivel de informe que nos informa de si el informe sobrepasa el máximo importe permitido.
- Importe máximo tique/Maximum amount of receipt: Alerta a nivel de tique que nos informa de si el tique sobrepasa el máximo importe permitido.
- Límite tique categoría/día /Maximum receipts/category per day: Alerta a nivel de informe que nos indica si se ha sobrepasado el máximo de tiques permitidos para una categoría.
- Restricción forma de pago / Payment type restriction: Alerta que nos informa de si un tique de una categoría concreta se ha guardado en una forma de pago no permitida.
- Tiques editados /Edited receipts: Alerta a nivel de tique que nos informa de si un usuario ha modificado los campos reconocidos automáticamente por Captio (fecha, proveedor, importe) de un gasto.
- Tiques atrasados / Old receipts: Alerta a nivel de tique que nos informa de que la fecha del mismo es anterior al periodo permitido.
- Tiques repetidos / Repeated receipt: Alerta que nos indica si un tique está repetido en el sistema. Para realizar esta comprobación, Captio usa la combinación de datos Fecha/Importe/Proveedor. Es posible configurar si se realiza esta comprobación entre los tiques del usuario o entre los de todos los usuarios del entorno.
A partir de este momento, Captio analizará los gastos que se reporten para detectar el incumplimiento de esta nueva regla. Cuando se detecte, lo indicará en la cabecera del informe y también se marcará el gasto concreto (si es un aviso a nivel de gasto) dentro del informe recibido por el supervisor.
Esto facilitará el proceso de revisión, permitiendo al supervisor detectar rápidamente los casos potencialmente conflictivos, analizarlos dentro del propio informe y decidir si aprobarlo. Cabe destacar que los avisos no son bloqueantes, es decir, aunque un informe contenga avisos, el revisor es quien toma la última decisión sobre aprobarlo o no.