- Vídeo rápido paso a paso
También lo puedes ver haciendo clic en este enlace.
Asegúrate de tener instalada en tu dispositivo móvil la última versión de Emburse Captio.
- Login
Una vez descargada la aplicación, indica tu email y contraseña habitual para poder acceder a tu cuenta. Captio realizará una carga inicial para sincronizar tus datos. Este proceso solamente se realiza al hacer login.
Al finalizar el proceso de sincronización, accederás a la pantalla principal de Captio.
- Menú principal
El menú principal contiene las diferentes opciones de Captio. Para desplegarlo, debes seleccionar el icono con las tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda de tu pantalla.
Este menú es accesible desde todas las pantallas. También se accede desde el menú principal a la pantalla de configuración.
- Captura un tique
Para capturar tu primer tique, clica el botón de la cámara en la parte inferior derecha o en capturar gasto, desde el menú principal (1a opción del menú).
Cuando hayas capturado tu primer tique, accederás al listado de tiques.
Para las sucesivas capturas, podrás seguir usando el botón de la parte inferior. Tus tiques irán apareciendo en el listado con el estado “Subiendo datos”. La subida durará unos segundos.
Una vez el tique se haya subido, su estado cambiará a “Leyendo datos”. Esta fase puede tardar un tiempo y en ella se extraerán automáticamente la fecha, el nombre del proveedor y el importe. Aunque éste se esté procesando, si seleccionas el tique podrás categorizarlo y añadirle información.
Además, podrás realizar varias capturas sucesivas sin necesidad de categorizarlas en ese mismo momento. Es decir, que tendrás la opción de categorizar tus gastos en el momento de la captura o posteriormente.
- Insertar manualmente
Puedes además insertar manualmente un gasto cuando la política de tu empresa te lo permite, porque
hayas perdido el comprobante físico o cuando el gasto no requiera justificante físico.
- Crear kilometraje
Clicando en kilometraje puedes reportar gastos de kilometraje donde debes ingresar el punto de partida y de llegada, puedes añadir varias paradas y también seleccionar si el viaje es de ida y vuelta. Google Maps calcula automáticamente la distancia y Captio el valor a pagar en base a la política de gastos.
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- Subir gasto en Pdf
También puedes subir tus gastos digitales, es decir, estos suelen ser gastos que recibes por correo electrónico en formato digital y en pdf.. Para ello puedes abrir el archivo pdf en tu dispositivo móvil y desde el mismo clicar en compartir con la aplicación de Captio, que se encargará de subir el gasto pdf a tu cuenta. O incluso puedes reenviar desde tu cuenta corporativa estos gastos vía email a gastos@captio.com
- Gastos
En este apartado puedes ver los gastos que tienes ingresados y aquellos gastos con check verde que aún no hayas incluido en informes.
El gasto pasa de En proceso a Gastos leídos en el momento que la lectura del mismo haya sido realizada.
El proceso quedará finalizado cuando el gasto haya sido leído correctamente y los datos obligatorios requeridos por tu empresa hayan sido introducidos. En ese momento el gasto aparacerá con check verde.
- Informes
Todo gasto debe ir asignado a un informe. Puedes crear un informe desde el apartado del menú asignado a ello y clicando en el icono superior derecho. Debes asignarle un nombre, e importar los gastos que quieras añadir al mismo.
Puedes guardar el informe y añadir tantos gastos como desees siempre que este esté en borrador. En el momento que solicites aprobación este informe ya no podrá ser editado.
Una vez des por finalizado el informe podrás solicitar aprobación. En este momento el informe viajará automáticamente al revisor o revisores previamente configurados en base la política de gastos de tu empresa.Si tuvieras un informe rechazado, aparecería en rojo y rechazado.También se pueden visualizar todos aquellos informes que estén ya aprobados.
Además si eres revisor verás un apartado de revisión dónde podrás aprobar o rechazar las notas de gasto de tu equipo.
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Notificaciones
Las notificaciones te permiten estar permanentemente informado de novedades en el proceso de liquidación gastos.
Las notificaciones se dividen en dos categorías distintas. En el buzón aparecerán las notificaciones informativas del estilo “Tu informe ha sidos aprobado.”
En la sección “Mis tareas” aparecerán aquellas notificaciones que requieran una acción por tu parte, por ejemplo, cuando haya un informe pendiente de tu revisión.
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