Los informes no son otra que una conglomeración de gastos. La persona que reporta los gastos puede generar distintos tipos de informe bien sea por periodo de tiempo (por ejemplo: gastos de abril 2018) o por proyecto (gastos feria de Barcelona)
- Gestionar informes de gastos
- Estado de los informes
- Supervisar informes de gastos
- Descarga de informes
Gestionar informes de gastos
Puedes gestionar los informes de gastos desde la pestaña del menú superior Informes.
Aunque habitualmente el trabajo con informes recaerá sobre la figura del supervisor, si la supervisión de informes de un usuario no está asociada a ningún workflow, esta tarea recaerá en ti como persona que administra el entorno.
Estado de los informes
Verás que la pestaña de informes se estructura en varias secciones que reflejan el estado de los informes.
Pendientes de aprobar: son aquellos que habiendo sido enviados por un usuario reportador de gastos sin workflow asignado, aún no están aprobados. Te contamos cómo supervisar y aprobar informes un poco más adelante.
Aprobados: son aquellos que, valga la redundancia, están aprobados.
Todos: podrás encontrar todos los informes de todos los usuarios del entorno independientemente de su estado de aprobación, incluidos los pendientes.
Cómo supervisar informes desde la web
Como admin, solo tendrás que supervisar informes si tus usuarios no tienen asignados workflows y por lo tanto no tienen supervisor.
Recibirás un aviso por email cada vez que recibas un informe para supervisar en Captio. Para ello, podrás hacerlo fácilmente desde la pestaña INFORMES > Pendientes de revisión. Puedes acceder a través del enlace en el email de aviso o bien directamente desde Captio.
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Pasar informes aprobados a borrador
Aviso importante: La aprobación de informes de gastos puede desencadenar una serie de procesos automáticos, como por ejemplo la contabilización en un ERP. Ten en cuenta esto en el momento de modificar el estado de informes aprobados que podrían ya estar contabilizados, porque puede llegar a suponer duplicidad de asientos contables al aprobarse nuevamente el informe.
Si necesitas que un informe vuelva al usuario en estado Borrador para que incluya algún gasto o haga alguna modificación, podrás hacerlo de la siguiente forma:
- Ve a la pestaña de Informes.
- Busca el informe aprobado o exportado y acceder a él.
- Haz clic en el botón Retroceder a borrador.
- Aparecerá una ventana de confirmación, donde podrás elegir continuar (en el caso de querer retroceder este informe a borrador) o cancelar dicha acción.
Una vez retrocedido el informe a borrador, ya estará disponible en la bandeja del usuario que lo creó para que haga las modificaciones pertinentes.
Esta funcionalidad solo está disponible para el usuario administrador y solo en la solapa de informes Aprobados.
Descarga de informes
La descarga de los informes se puede realizar desde las diferentes secciones. En cada una de ellas se muestran los diferentes botones para descargar los informes. Los botones básicos son Descargar PDF y Descargar Excel.
Descargar PDF: esta opción permite generar un archivo en formato pdf correspondiente a uno o varios informes. El aspecto de estos ficheros de exportación puede personalizarse desde la pestaña Configuración.
Descargar Excel: esta opción permite generar un archivo CSV con los datos de los informes que seleccionemos. Esto resulta útil cuando es preciso elaborar la información antes de añadirla a un sistema de contabilidad. Se te enviará un email con el archivo; este email puede configurarse desde la pestaña de Configuración.
El archivo generado tendrá formato CSV y podrá abrirse con Microsoft Excel. Los datos estarán separados por ";" y mostrarán una fila por cada ticket existente en los informes y columnas con los siguientes datos de cada uno de ellos: código del informe, nombre, estado, workflow, usuario, centro de coste, fecha, proveedor, categoría, forma de pago, moneda, etc... Toda esta información es la que podemos utilizar para importar al sistema contable.