1. Configuración del entorno de trabajo

Nuestra herramienta es tan potente como personalizable. En esta sección, te ayudaremos a comprender para qué sirve cada funcionalidad y a configurarlas para sacar el máximo provecho.

Contenidos de la sección:

• Datos personales
• Preferencias
• Categorías
• Formas de pago
• Campos personalizados
• Flujos de aprobación
• Informes (en PDF) 

 

Primeros pasos

Antes de nada... ¡te damos la bienvenida a Emburse Captio! Estás a punto de aprender a configurar tu entorno para poder gestionar tus gastos de viaje de la forma más eficiente.

Para acceder a tu panel de administración, entra en login.captio.net y utiliza los credenciales que te enviamos desde nuestro departamento de Customer Success. Si no lo recuerdas o no lo encuentras, escríbenos a support@captio.com y te ayudaremos.

Datos personales

Cada vez que entres en tu cuenta de admin, te enviaremos directamente a la pestaña de informes porque, créenos, será una de la que más vayas a utilizar. La primera vez que entres, dirígete a la pestaña de “Configuración” que verás en el menú principal horizontal. También puedes acceder a través del desplegable de la esquina superior derecha.

 

(1) La primera sección que puedes configurar es la de “Datos personales”. Para empezar, puedes cambiar:

• Correo electrónico: la cuenta asociada al login no puede cambiarse, pero sí puedes añadir otra donde recibas los avisos y las comunicaciones de Captio.
• Contraseña: puedes cambiar la contraseña por una más sencilla de recordar, siempre siguiendo los consejos de seguridad.

(2) En la subsección de "personalizar cuenta" puedes:

• Añadir el nombre o razón social de tu empresa
• Elegir el idioma en el que prefieres ver y utilizar Captio
• Seleccionar tu zona horaria (para que tus informes estén en este formato)
• Configurar tu cultura: esto influye en la manera en que se presentan algunos datos. Por ejemplo, en cultura anglosajona, los decimales se presentan con puntos en lugar de comas y las fechas tienen formato de mes / día / año

 

Preferencias

Una de las características principales de nuestro producto es su gran capacidad de adaptación a las necesidades de distintos tipos de empresa. En la sección de “preferencias” podrás personalizar los siguientes campos:

1. Moneda

Para tu información, aquí te mostramos la moneda contable que escogiste y que se usará por defecto en tus informes. Los gastos en moneda extranjera serán transformados a ésta para su contabilización.

2. Kilometraje

Aquí puedes añadir la tasa de kilometraje que utilices en tu empresa. De esta manera, cuando alguien reporte manualmente un gasto de kilometraje, Captio calculará automáticamente el importe final del gasto.

Importante: Esta tasa aplica a los usuarios que crees a partir de ahora. Si cambias la tasa y necesitas actualizarla en tus usuarios, tendrás que hacerlo manualmente en su ficha.

No olvides señalar:

• La forma de pago por defecto
• La categorías por defecto (te recomendamos dejar marcada "kilometraje").
• Evitar que se pueda aplicar este gasto a otra categoría (te recomendamos que marques la casilla).

Una forma alternativa de gestionar este asunto es mediante la creación de trayectos predefinidos y/o grupos de kilometraje.

2.1. Funcionalidades avanzadas: Trayectos predefinidos

Es bastante frecuente que las personas que viajan hagan habitualmente el mismo trayecto. Hemos habilitado una función que te permite añadir estos recorridos habituales para facilitar la imputación de los gastos de kilometraje.

Para añadir un nuevo trayecto:

• Haz click en “Crear trayecto”, dale un nombre (por ejemplo: oficina - aeropuerto)
• Añade la distancia que hay entre esos dos puntos.

Siempre que lo necesites, podrás editar tanto el nombre como la distancia; solo tienes que hacer click sobre los campos, cambiar lo que desees y presionar ENTER para guardar los cambios.

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2.2. Funcionalidades avanzadas: Grupos de kilometraje

Puede que en tu empresa algunas personas tengan tasas de kilometraje distintas a otras (por rango profesional, por ejemplo). Edita las preferencias generales de tu tasa de kilometraje y crea cuantos grupos necesites.

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3. Opciones de ticket

3.1. Edición de ticket

En esta sección podrás configurar si permites a tus usuarios modificar los tickets que tengan asociados una imagen. Esto quiere decir que los campos que Captio reconoce automáticamente no podrán editarse.

 

3.2. Campos básicos

Aquí puedes marcar qué campos quieres activar u ocultar a tus usuarios y cuáles serán obligatorios. Cuando marcas un campo como obligatorio, el sistema no permitirá guardar el ticket hasta que esté completo.

 

4. Funcionalidad avanzada: Anticipos

Puede darse el caso de que algunas personas necesiten disponer de dinero en efectivo y por anticipado para afrontar sus gastos de viaje. Para esas situaciones, dispones de la funcionalidad avanzada de Anticipos.

Puedes decidir qué personas pueden pedir anticipos al añadirlos en un workflow o flujo de aprobación.

Pero antes de nada, veamos qué parámetros puedes configurar las solicitudes de anticipos:

• Días de liquidación: establece un plazo de días tras el que avisaremos que el anticipo no se ha liquidado.
• Email aviso liquidación: añade el correo electrónico de la persona a la que quieres que avisemos de que no se ha liquidado el anticipo.
• Importe mínimo de control: Si estableces un valor en este campo, todas las peticiones de anticipos que sean iguales o inferiores ser aprobarán directamente, evitando las fases de workflow intermedias.
• Número de copias del justificante: Puedes configurar cuántas copias del justificante de liquidación quieres imprimir.
• Divisa base: Es decir, moneda contable del anticipo.
• Tabla valores cambio divisa: Puedes establecer manualmente los cambios de divisa que afectarán a los anticipos, o marcar la siguiente casilla.
• Actualización automática: actualizaremos los valores de las divisas automáticamente. a partir de la información del Banco Central Europeo con la periodicidad que se desee.

Una vez has configurado los anticipos, tendrás que añadir a los usuarios que lo necesiten a través de los flujos de aprobación.

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5. Funcionalidad avanzada: control de caja

Cuando se activan los anticipos, es aconsejable crear un cuenta de control de caja que sea responsable de contabilizar las liquidaciones y devoluciones de de los anticipos en efectivo. A efectos prácticos, es un usuario administrativo que no reporta gastos ni tiene autoridad a nivel configuración. Su misión es registrar en Captio todo el proceso para llevar una correcta contabilidad.

 

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Categorías

 

Cómo crear nuevas categorías

Para crear una nueva categoría, solo tienes que hacer click en el botón “Añadir” para abrir el asistente (1).

 

En él, tendrás que rellenar la siguiente información:

• Nombre de la categoría: utiliza un nombre descriptivo que ayude a los usuarios a la hora de categorizar sus gastos.
• Subcategoría: en caso de que quieras anidarla dentro de otra; ten en cuenta que cuando haces que una categoría englobe a otras, la primera queda vacía de características.
• Cuenta contable: puedes añadir la cuenta a la que quieres computar el gasto para luego ayudarte con la contabilización.
• Código interno: al igual que en la opción anterior, añade aquí la información de código interno que manejes.
• Autolimitada: Si marcas esta casilla, podrás indicar un importe máximo a devolver por esta categoría. Cuando lo hagas, podrás indicar ese importe en el siguiente campo “Importe máximo”.  Esto quiere decir que aunque el usuario pueda subir gastos de mayor importe, sólo se le devolverá este importe máximo.
• Activa: Por defecto las categorías están activas pero puedes desactivarlas si en algún momento dejan de serte útiles pero no quieres eliminarlas.
• Categoría exclusiva para kilometraje: si marcas esta casilla, esta categoría sólo estará visible cuando se añada un gasto de kilometraje.

 

Cuando hayas completado toda la información, haz click en “guardar”.

Una vez hayas creado la categoría, podrás verla en el panel principal. En él te mostramos de un vistazo la información relevante: nombre, importe máximo en caso de estar limitada, código interno, y código contable.

En caso de querer EDITAR CATEGORÍA (2):

Haz click en el icono del lapicero que encontrarás en la columna de acciones para volver a abrir el asistente y realiza las modificaciones pertinentes.

Para ELIMINAR CATEGORÍA (3):

Haz click en el icono de papelera que encontrarás en la columna de acciones. Te saldrá un mensaje de confirmación, haz click en “Aceptar” para eliminar la categoría y sus subcategorías asociadas.

 

 

Funcionalidades avanzadas: Las dietas

Las dietas no dejan de ser una categoría pero con importe diario predefinido y para la que, según lo configures atendiendo a la política de gastos de tu empresa, puede que no sea necesario aportar ticket justificante.

A la hora de añadir dietas, tendrás que indicar la siguiente información

• Nombre: dinos cómo quieres llamar a la dieta. Por ejemplo: desayuno
• Importe: Fija un importe para esta dieta
• Moneda. ¿En qué divisa estás estableciendo la dieta?
• Cuenta contable: si lo necesitas, puedes indicar a qué cuenta quieres imputar los gastos de esta categoría.
• Código: añade, si es el caso, el código interno que quieras utilizar para esta categoría.
• Activa: Puedes activar o desactivar las dietas, esto se traduce en si están visibles o no en la app para las personas que reportan los gastos.

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Formas de pago

 

Cada gasto, además de estar categorizado, puede estar relacionado con una forma de pago. Puedes definir qué opciones de pago permites en los gastos de viaje de tu empresa y especificar si son reembolsables para quien reporta el gasto o no (fundamental para la agrupación de gastos en los informes y para su uso en funcionalidades avanzadas como conciliación o anticipos)

Para añadir una forma de pago personalizada, lo único que tienes que hacer es escribir el nombre (1), marcar la opción de “reembolsable” o no (dependiendo de la forma de pago creada) y pulsar en guardar.

Si en algún momento quieres editar el nombre de tus formas de pago, solo tienes que pulsar en el nombre de la forma de pago ya creada (2), realizar los cambios y pulsar en Enter.

También puedes eliminar la forma de pago creada, pulsando en "Eliminar" (3).

 

 

Campos personalizados

 

Por defecto, nuestra app captura automáticamente los campos de importe, proveedor y fecha de los gastos fotografiados. Si lo deseas, puedes pedirle al usuario información adicional de cada gasto utilizando los campos personalizados. Si tu cuenta es de tipo medium o large, además puedes utilizar estos mismos campos personalizados a nivel informe.

Tipos de campos personalizados

• Campo personalizado de texto

Este campo permite preguntar de forma abierta a la persona que reporta el gasto sobre algo en concreto. Por ejemplo: puedes preguntar detalles de un gasto concreto que haya sido imputado a la categoría “otros gastos”.

• Campo personalizado de fecha

Aunque no es habitual utilizarlo a nivel de gasto, es posible que te interese habilitar un campo personalizado de fecha a nivel informe. Por ejemplo: fecha de inicio del congreso.

• Campo personalizado de número entero

La respuesta a este campo personalizado es numérica; por ejemplo: puedes pedir a la persona que reporta el gasto o informe que te indique el número de proyecto interno que le corresponde.

• Campo personalizado de número decimal:

Puede que te interese recibir una respuesta numérica exacta, como por ejemplo: añadir los kilómetros y los decimales que indica el cuentakilómetros del coche al reportar los gastos de carga de combustible; para ello puedes pedir que añadan números con decimales.

• Campo personalizado de listado de valores

Este campo te sirve para mostrar a la persona que reporta el gasto una lista predefinida de posibles respuestas. Por ejemplo, si se hace una visita comercial, puedes mostrar un listado de tus clientes para que seleccione el adecuado.

• Campo personalizado de listado de registros

Imagina que una persona reporta un gasto en el que invita a comer a 4 comensales y que te interesa conocer varios datos de cada comensal (de qué empresa es, cómo se llama y qué cargo desempeña, por ejemplo). Para poder introducir estos gastos, puedes utilizar un campo personalizado de listado de registros, en el que cada ítem se abrirá para poder responder con distintos campos de textos.

• Campo personalizado de tipo Sí/No

Este campo personalizado es muy útil cuando tu pregunta es cerrada y te sirve con un simple sí o un no. Por ejemplo: ¿este gasto es deducible?

• Campo personalizado de Eje analítico (funcionalidad avanzada)

Se trata de un campo especial de valores que se recuperan de un sistema externo definido por tu empresa. Se despliegan unas opciones que no están en nuestra base de datos sino en la tuya; Esto es para clientes con integraciones vía API.

• Campo personalizado combinado

El campo combinado permite agrupar varios campos personalizados de cualquier tipo para reflejar un único concepto. Además, los campos combinados pueden agruparse en listas dinámicas.

 

¿Cómo se añaden campos personalizados?

Para añadir un campo personalizado nuevo, pulsa en "Nuevo campo" (1) y podrás rellenar toda la información sobre este campo (Nombre del campo, tipo de campo, tipo (para ticket o informe), Obligatorio o no, Categorías asignadas y descripción) et pulsar en Guardar.

 

 

Workflows o Flujos de aprobación

 

Un workflow o flujo de aprobación es el mecanismo que se utiliza para crear las distintas etapas por las que debe pasar una nota de gasto para aprobarse. Cada etapa tendrá una persona con rol de supervisor que será quien dé luz verde para pasar a la siguiente.

Por ejemplo: una persona de tu equipo comercial envía su informe, que debe ser aprobado por su supervisor de zona, luego por la directora comercial y finalmente por el personal de administración. En este caso, el flujo de aprobación consta de 3 etapas y tendrá 3 supervisores hasta llegar a la aprobación final.

Para tu seguridad: todas las etapas por las que pasa el informe quedan registradas, de forma que garantizamos la trazabilidad del proceso.

Existen tres tipos de workflows:

• Informes: workflows para el flujo de aprobación de informes.
• Anticipos: workflows para el flujo de aprobación de anticipos.
• Viajes: workflows para el flujo de aprobación de viajes.

NOTA: Los tipos de workflow disponibles pueden variar dependiendo de lo que tenéis contratado.

 

Configuración de workflows

Antes de nada: ten en cuenta que necesitarás tener creados los usuarios de tu entorno para poder asignarlos como supervisores. Te explicamos cómo crear usuarios en este artículo.

• Dirígete a la sección Workflow en el apartado Configuración y haz click en "+Nuevo" (1).
• Escribe un nombre representativo para el workflow en el campo Nombre y selecciona el tipo de workflow en el campo Tipo (Informe, Anticipo o Viaje) (2).
• Pulsa en el botón "+Añadir" para añadir una etapa al workflow creado (3).
• Podrás rellenar los datos de esta etapa:
  • Nombre de la etapa: Este texto es una información para que los usuarios identifiquen la etapa de aprobación en la que se encuentra su informe.
  • Usuario: empieza a escribir el nombre o e-mail del usuario con rol de supervisor en esta etapa de revisión y selecciónalo de la lista.
  • Rechazo: es la acción que ocurrirá en caso de que se rechace el Informe / viaje / Anticipo. Es decir, aquí debe indicarse, a qué etapa debe retroceder el informe en caso de que esta etapa lo rechace. Se puede retroceder a la etapa inmediata anterior o devolver el informe al usuario reportador para su modificación o eliminación.
  • Permisos: refleja los permisos que el revisor tendrá sobre el informe en esta etapa.
  • Avisos: define las alertas que se calculan en esta etapa.

 

¡Importante! Si creas un workflow sin etapas, será un workflow de auto-aprobación. Es decir, que cuando el usuario solicita aprobación, sus informes no irán a ningún revisor y se auto-aprobarán.

 

Los permisos disponibles para una etapa son los siguientes :

• Importe mínimo: Aquí puedes definir si la etapa del workflow en la que te encuentras deberá tener un importe mínimo para ser revisada. En caso de dejar este campo vacío, el valor será 0 y se ejecutarán las demás reglas establecidas.  (ej.Un Director Financiero que solo quiera validar notas de gasto con importes superiores a 500€ que además contenga avisos, como por ejemplo gastos editados.)
• Alertas: En el apartado alertas se indicará qué alertas podrá ver la persona encargada de supervisar la etapa.
• Borrar: La persona que supervisa la etapa puede quitar gastos del informe. Los gastos no se eliminan, solo se quitan de este informe y vuelven a la lista de gastos pendientes del usuario.
• Editar gasto: La persona que supervisa la etapa puede editar gastos del informe. Incluso podrá editar los datos detectados por Captio (importe y fecha)
• Email: La persona que supervisa la etapa recibirá un correo avisando que tiene un informe que revisar.
• Omitir paso: El informe pasará a la siguiente etapa si no salta ninguno de los avisos definidos en el apartado Avisos.

 

Una vez se hayan creado las etapas, hay que añadir los usuarios que se verán afectadas por este workflow. Para esto, se tiene que pulsar en el botón de Gestión de usuarios (4).

Se abrirá la ventana de Asignación de usuarios. En esta ventana, se seleccionarán los usuarios que se desee añadir al workflow. Una vez se hayan seleccionado los usuarios para el workflow, cierra la ventana con el botón que hay en la esquina superior derecha.

 

No olvides de pulsar en guardar cuando hayas acabado de configurar tu workflow (5).

 

Informes (PDF)

En esta sección se puede configurar la apariencia de los informes que se descargan en PDF. Podéis configurar el tipo de plantilla, el logotipo y el contenido para que se ajuste a vuestras necesidades.