Notre outil est aussi puissant que personnalisable. Dans cette section, nous vous aiderons à comprendre à quoi sert chaque fonctionnalité et à les configurer pour en tirer le meilleur parti.
Contenu de la section :
- Données personnelles
- Préférences
- Catégories
- Modes de paiement
- Champs personnalisés
- Flux d'approbation
- Rapports (en PDF)
Premiers pas
Avant tout... nous vous souhaitons la bienvenue sur Emburse Captio ! Vous êtes sur le point d'apprendre à configurer votre environnement pour gérer vos frais de déplacement de la manière la plus efficace.
Pour accéder à votre panneau d'administration, rendez-vous sur login.captio.net et utilisez les identifiants que notre département Customer Success vous a envoyés. Si vous ne vous en souvenez pas ou ne les trouvez pas, écrivez-nous à help@captio.com et nous vous aiderons.
Données personnelles
Chaque fois que vous vous connecterez à votre compte admin, vous serez directement dirigé vers l'onglet rapports car, croyez-nous, ce sera l'un des plus utilisés. La première fois que vous vous connecterez, allez dans l'onglet « Configuration » que vous trouverez dans le menu principal horizontal. Vous pouvez également y accéder via le menu déroulant dans le coin supérieur droit.
(1) La première section que vous pouvez configurer est « Données personnelles ». Pour commencer, vous pouvez modifier :
- Adresse e-mail : le compte associé à la connexion ne peut pas être modifié, mais vous pouvez ajouter une autre adresse où recevoir les notifications et communications de Captio.
- Mot de passe : vous pouvez changer le mot de passe pour un plus facile à retenir, en suivant toujours les conseils de sécurité.
(2) Dans la sous-section « personnaliser le compte », vous pouvez :
- Ajouter le nom ou la raison sociale de votre entreprise
- Choisir la langue dans laquelle vous préférez voir et utiliser Captio
- Sélectionner votre fuseau horaire (pour que vos rapports soient dans ce format)
- Configurer votre culture : cela influence la manière dont certains données sont présentées. Par exemple, dans la culture anglo-saxonne, les décimales sont indiquées par des points au lieu de virgules et les dates ont le format mois / jour / année
Préférences
Une des caractéristiques principales de notre produit est sa grande capacité d'adaptation aux besoins de différents types d'entreprises. Dans la section « préférences », vous pouvez personnaliser les champs suivants :
1. Monnaie
Pour votre information, voici la monnaie comptable que vous avez choisie et qui sera utilisée par défaut dans vos rapports. Les dépenses en devise étrangère seront converties dans cette monnaie pour la comptabilisation.
2. Kilométrage
Ici, vous pouvez ajouter le taux de kilométrage utilisé dans votre entreprise. Ainsi, lorsqu'une personne saisira manuellement une dépense de kilométrage, Captio calculera automatiquement le montant final de la dépense.
Important : Ce taux s'applique aux utilisateurs que vous créez à partir de maintenant. Si vous modifiez le taux et devez le mettre à jour pour vos utilisateurs, vous devrez le faire manuellement dans leur fiche.
N'oubliez pas d'indiquer :
- Le mode de paiement par défaut
- La catégorie par défaut (nous vous recommandons de laisser cochée « kilométrage »).
- Empêcher l'application de cette dépense à une autre catégorie (nous vous recommandons de cocher cette case).
Une autre manière de gérer ce sujet est la création de trajets prédéfinis et/ou de groupes de kilométrage.
2.1. Fonctionnalités avancées : Trajets prédéfinis
Il est assez fréquent que les personnes en déplacement effectuent régulièrement le même trajet. Nous avons activé une fonction qui vous permet d'ajouter ces trajets habituels pour faciliter l'imputation des dépenses de kilométrage.
Pour ajouter un nouveau trajet :
- Cliquez sur « Créer un trajet », donnez-lui un nom (par exemple : bureau - aéroport)
- Ajoutez la distance entre ces deux points.
Chaque fois que vous en aurez besoin, vous pourrez modifier le nom ainsi que la distance ; il suffit de cliquer sur les champs, changer ce que vous souhaitez et appuyer sur ENTRÉE pour enregistrer les modifications.
Cette fonctionnalité vous intéresse ? Contactez notre équipe
2.2. Fonctionnalités avancées : Groupes de kilométrage
Il se peut que dans votre entreprise certaines personnes aient des taux de kilométrage différents (par exemple selon le niveau hiérarchique). Modifiez les préférences générales de votre taux de kilométrage et créez autant de groupes que nécessaire.
3. Options de ticket
3.1. Édition de ticket
Dans cette section, vous pouvez configurer si vous autorisez vos utilisateurs à modifier les tickets associés à une image. Cela signifie que les champs que Captio reconnaît automatiquement ne pourront pas être modifiés.
3.2. Champs de base
Ici, vous pouvez choisir les champs que vous souhaitez activer ou masquer pour vos utilisateurs et ceux qui seront obligatoires. Lorsque vous marquez un champ comme obligatoire, le système n'autorisera pas l'enregistrement du ticket tant qu'il n'est pas complet.
4. Fonctionnalité avancée : Avances
Il peut arriver que certaines personnes aient besoin de disposer d'argent liquide à l'avance pour couvrir leurs frais de déplacement. Pour ces situations, vous disposez de la fonctionnalité avancée des Avances.
Vous pouvez décider quelles personnes peuvent demander des avances en les ajoutant dans un workflow ou flux d'approbation.
Mais avant tout, voyons quels paramètres vous pouvez configurer pour les demandes d'avances :
- Jours de liquidation : définissez un délai en jours après lequel nous avertirons que l'avance n'a pas été liquidée.
- Email d'alerte de liquidation : ajoutez l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez avertir que l'avance n'a pas été liquidée.
- Montant minimum de contrôle : si vous définissez une valeur dans ce champ, toutes les demandes d'avances inférieures ou égales à ce montant seront approuvées directement, évitant les phases intermédiaires du workflow.
- Nombre de copies du justificatif : vous pouvez configurer combien de copies du justificatif de liquidation vous souhaitez imprimer.
- Devise de base : c'est-à-dire la monnaie comptable de l'avance.
- Tableau des valeurs de change : vous pouvez définir manuellement les taux de change qui affecteront les avances, ou cocher la case suivante.
- Mise à jour automatique : nous mettrons à jour automatiquement les valeurs des devises à partir des informations de la Banque Centrale Européenne avec la périodicité souhaitée.
Une fois que vous avez configuré les avances, vous devrez ajouter les utilisateurs qui en ont besoin via les flux d'approbation.
5. Fonctionnalité avancée : contrôle de caisse
Lorsque les avances sont activées, il est conseillé de créer un compte de contrôle de caisse responsable de comptabiliser les liquidations et remboursements des avances en espèces. En pratique, c'est un utilisateur administratif qui ne rapporte pas de dépenses et n'a pas d'autorité au niveau configuration. Sa mission est d'enregistrer dans Captio tout le processus pour assurer une comptabilité correcte.
Catégories
Comment créer de nouvelles catégories
Pour créer une nouvelle catégorie, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Ajouter » pour ouvrir l'assistant (1).
Vous devrez y remplir les informations suivantes :
- Nom de la catégorie : utilisez un nom descriptif qui aide les utilisateurs à catégoriser leurs dépenses.
- Sous-catégorie : si vous souhaitez l'impliquer dans une autre catégorie ; notez que lorsqu'une catégorie englobe d'autres catégories, la première est vide de caractéristiques.
- Compte comptable : vous pouvez ajouter le compte auquel vous souhaitez imputer la dépense pour vous aider ensuite dans la comptabilisation.
- Code interne : comme pour l'option précédente, ajoutez ici le code interne que vous utilisez.
- Auto-limitée : si vous cochez cette case, vous pourrez indiquer un montant maximum à rembourser pour cette catégorie. Lorsque vous le faites, vous pouvez indiquer ce montant dans le champ suivant « Montant maximum ». Cela signifie que même si l'utilisateur saisit des dépenses d'un montant supérieur, seul ce montant maximum lui sera remboursé.
- Active : par défaut, les catégories sont actives mais vous pouvez les désactiver si elles ne vous sont plus utiles sans vouloir les supprimer.
- Catégorie exclusive pour kilométrage : si vous cochez cette case, cette catégorie ne sera visible que lorsqu'une dépense de kilométrage sera ajoutée.
Une fois toutes les informations remplies, cliquez sur « enregistrer ».
Une fois la catégorie créée, vous pourrez la voir dans le panneau principal. Il vous montre en un coup d'œil les informations importantes : nom, montant maximum si limité, code interne et code comptable.
Pour MODIFIER LA CATÉGORIE (2) :
Cliquez sur l'icône crayon dans la colonne des actions pour rouvrir l'assistant et effectuer les modifications nécessaires.
Pour SUPPRIMER LA CATÉGORIE (3) :
Cliquez sur l'icône poubelle dans la colonne des actions. Un message de confirmation apparaîtra, cliquez sur « Accepter » pour supprimer la catégorie et ses sous-catégories associées.
Fonctionnalités avancées : Les indemnités
Les indemnités sont une catégorie mais avec un montant journalier prédéfini et, selon la configuration en fonction de la politique de dépenses de votre entreprise, il se peut qu'il ne soit pas nécessaire de fournir un ticket justificatif.
Lors de l'ajout d'indemnités, vous devrez indiquer les informations suivantes :
- Nom : indiquez comment vous souhaitez nommer l'indemnité. Par exemple : petit-déjeuner
- Montant : fixez un montant pour cette indemnité
- Monnaie : dans quelle devise vous établissez l'indemnité ?
- Compte comptable : si nécessaire, indiquez le compte auquel vous souhaitez imputer les dépenses de cette catégorie.
- Code : ajoutez, le cas échéant, le code interne que vous souhaitez utiliser pour cette catégorie.
- Active : vous pouvez activer ou désactiver les indemnités, ce qui signifie qu'elles seront visibles ou non dans l'application pour les personnes qui rapportent les dépenses.
Modes de paiement
Chaque dépense, en plus d'être catégorisée, peut être liée à un mode de paiement. Vous pouvez définir quelles options de paiement sont autorisées pour les frais de déplacement de votre entreprise et spécifier si elles sont remboursables pour la personne qui rapporte la dépense ou non (fondamental pour le regroupement des dépenses dans les rapports et pour leur utilisation dans des fonctionnalités avancées comme la réconciliation ou les avances).
Pour ajouter un mode de paiement personnalisé, il vous suffit d'écrire le nom (1), de cocher l'option « remboursable » ou non (selon le mode de paiement créé) et de cliquer sur enregistrer.
Si vous souhaitez modifier le nom de vos modes de paiement à tout moment, il vous suffit de cliquer sur le nom du mode de paiement déjà créé (2), effectuer les modifications et appuyer sur Entrée.
Vous pouvez également supprimer un mode de paiement créé en cliquant sur « Supprimer » (3).
Champs personnalisés
Par défaut, notre application capture automatiquement les champs montant, fournisseur et date des dépenses photographiées. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander à l'utilisateur des informations supplémentaires pour chaque dépense en utilisant les champs personnalisés. Si votre compte est de type medium ou large, vous pouvez également utiliser ces mêmes champs personnalisés au niveau des rapports.
Types de champs personnalisés
- Champ personnalisé texte
Ce champ permet de poser une question ouverte à la personne qui rapporte la dépense sur un sujet précis. Par exemple : vous pouvez demander des détails sur une dépense spécifique imputée à la catégorie « autres dépenses ».
- Champ personnalisé date
Bien que ce ne soit pas courant au niveau des dépenses, il est possible que vous souhaitiez activer un champ personnalisé de date au niveau du rapport. Par exemple : date de début du congrès.
- Champ personnalisé nombre entier
La réponse à ce champ personnalisé est numérique ; par exemple : vous pouvez demander à la personne qui rapporte la dépense ou le rapport d'indiquer le numéro de projet interne qui lui correspond.
- Champ personnalisé nombre décimal :
Vous pourriez souhaiter recevoir une réponse numérique précise, comme par exemple : ajouter les kilomètres et les décimales indiquées par le compteur du véhicule lors du rapport des dépenses de carburant ; pour cela, vous pouvez demander qu'ils ajoutent des nombres avec décimales.
- Champ personnalisé liste de valeurs
Ce champ vous sert à afficher à la personne qui rapporte la dépense une liste prédéfinie de réponses possibles. Par exemple, si une visite commerciale est effectuée, vous pouvez afficher une liste de vos clients pour qu'elle sélectionne le bon.
- Champ personnalisé liste d'enregistrements
Imaginez qu'une personne rapporte une dépense où elle invite 4 convives à déjeuner et que vous souhaitez connaître plusieurs données sur chaque convive (de quelle entreprise il est, comment il s'appelle et quel poste il occupe, par exemple). Pour pouvoir saisir ces dépenses, vous pouvez utiliser un champ personnalisé liste d'enregistrements, dans lequel chaque élément s'ouvrira pour pouvoir répondre avec différents champs textes.
- Champ personnalisé type Oui/Non
Ce champ personnalisé est très utile lorsque votre question est fermée et qu'un simple oui ou non suffit. Par exemple : cette dépense est-elle déductible ?
- Champ personnalisé Axe analytique (fonctionnalité avancée)
Il s'agit d'un champ spécial de valeurs récupérées d'un système externe défini par votre entreprise. Des options sont déployées qui ne sont pas dans notre base de données mais dans la vôtre ; cela concerne les clients avec intégrations via API.
- Champ personnalisé combiné
Le champ combiné permet de regrouper plusieurs champs personnalisés de tout type pour refléter un seul concept. De plus, les champs combinés peuvent être regroupés en listes dynamiques.
Comment ajouter des champs personnalisés ?
Pour ajouter un nouveau champ personnalisé, cliquez sur « Nouveau champ » (1) et vous pourrez remplir toutes les informations sur ce champ (Nom du champ, type de champ, type (pour ticket ou rapport), Obligatoire ou non, Catégories assignées et description) puis cliquer sur Enregistrer.
Workflows ou Flux d'approbation
Un workflow ou flux d'approbation est le mécanisme utilisé pour créer les différentes étapes par lesquelles une note de frais doit passer pour être approuvée. Chaque étape aura une personne avec un rôle de superviseur qui donnera le feu vert pour passer à la suivante.
Par exemple : une personne de votre équipe commerciale envoie son rapport, qui doit être approuvé par son superviseur de zone, puis par la directrice commerciale et enfin par le personnel administratif. Dans ce cas, le flux d'approbation comporte 3 étapes et aura 3 superviseurs jusqu'à l'approbation finale.
Pour votre sécurité : toutes les étapes par lesquelles passe le rapport sont enregistrées, garantissant la traçabilité du processus.
Il existe trois types de workflows :
- Rapports : workflows pour le flux d'approbation des rapports.
- Avances : workflows pour le flux d'approbation des avances.
- Déplacements : workflows pour le flux d'approbation des déplacements.
NOTE : Les types de workflows disponibles peuvent varier en fonction de votre contrat.
Configuration des workflows
Avant tout : sachez que vous devez avoir créé les utilisateurs de votre environnement pour pouvoir les assigner comme superviseurs. Nous vous expliquons comment créer des utilisateurs dans cet article.
- Allez dans la section Workflow dans le menu Configuration et cliquez sur "+Nouveau" (1).
- Écrivez un nom représentatif pour le workflow dans le champ Nom et sélectionnez le type de workflow dans le champ Type (Rapport, Avance ou Déplacement) (2).
- Cliquez sur le bouton "+Ajouter" pour ajouter une étape au workflow créé (3).
- Vous pourrez remplir les données de cette étape :
- Nom de l'étape : ce texte informe les utilisateurs pour qu'ils identifient l'étape d'approbation dans laquelle se trouve leur rapport.
- Utilisateur : commencez à taper le nom ou l'e-mail de l'utilisateur avec le rôle de superviseur à cette étape de révision et sélectionnez-le dans la liste.
- Rejet : c'est l'action qui se produira si le rapport / déplacement / avance est rejeté. Autrement dit, ici vous devez indiquer à quelle étape le rapport doit revenir en cas de rejet à cette étape. Il peut revenir à l'étape immédiatement précédente ou retourner à l'utilisateur rapporteur pour modification ou suppression.
- Permissions : indique les permissions que le réviseur aura sur le rapport à cette étape.
- Alertes : définit les alertes calculées à cette étape.
Important ! Si vous créez un workflow sans étapes, ce sera un workflow d'auto-approbation. Cela signifie que lorsque l'utilisateur demande une approbation, ses rapports n'iront à aucun réviseur et seront auto-approuvés.
Les permissions disponibles pour une étape sont les suivantes :
- Montant minimum : ici vous pouvez définir si l'étape du workflow dans laquelle vous vous trouvez doit avoir un montant minimum pour être revue. Si ce champ est laissé vide, la valeur sera 0 et les autres règles établies seront appliquées. (exemple : un Directeur Financier qui ne souhaite valider que les notes de frais supérieures à 500€ qui contiennent en plus des alertes, comme par exemple des dépenses modifiées.)
- Alertes : dans la section alertes, il sera indiqué quelles alertes la personne chargée de superviser l'étape pourra voir.
- Supprimer : la personne qui supervise l'étape peut retirer des dépenses du rapport. Les dépenses ne sont pas supprimées, elles sont seulement retirées de ce rapport et retournent à la liste des dépenses en attente de l'utilisateur.
- Modifier dépense : la personne qui supervise l'étape peut modifier les dépenses du rapport. Elle pourra même modifier les données détectées par Captio (montant et date)
- Email : la personne qui supervise l'étape recevra un e-mail l'informant qu'elle a un rapport à réviser.
- Ignorer étape : le rapport passera à l'étape suivante si aucune des alertes définies dans la section Alertes ne se déclenche.
Une fois les étapes créées, il faut ajouter les utilisateurs concernés par ce workflow. Pour cela, cliquez sur le bouton Gestion des utilisateurs (4).
La fenêtre d'Assignation des utilisateurs s'ouvrira. Dans cette fenêtre, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter au workflow. Une fois les utilisateurs sélectionnés, fermez la fenêtre avec le bouton dans le coin supérieur droit.
N'oubliez pas de cliquer sur enregistrer lorsque vous avez terminé de configurer votre workflow (5).
Rapports (PDF)
Dans cette section, vous pouvez configurer l'apparence des rapports téléchargés en PDF. Vous pouvez configurer le type de modèle, le logo et le contenu pour qu'ils correspondent à vos besoins.