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¿Cómo solicito un viaje a través de Emburse Captio?

Nota: Este articulo no está dirigido a los usuarios que tengan contratado Emburse travel by Travelperk.

Para poder solicitar un viaje a través de Captio debes dirigirte a la aplicaicón web de Captio y clicar en el apartado Viajes / Travels:

 

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En este apartado podrás solicitar viajes, y ver todos tus viajes: Mis viajes (independientemente de su estado, los viajes pendientes de aprobación, aprobados y finalizados; y en caso de ser un usuario revisor verás dos apartados más: pendiente de revisión y revisados.  

 

Clicando en Crear viaje / Create travel, se abrirá una ventana emergente con varios apartados para que rellenos en base a tus necesidades de viajes:

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  • General

Aquí puedes añadir un número de referencia (según la configuración de tu empresa, este ya vendrá dado por defecto), una motivo de viaje, comentarios, y las fechas de inicio y fin.

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  • Vuelos

En este apartado del formulario puedes definir si necesitas uno o varios vuelos ( te dará opción de añadir un segundo vuelo después de solicitar el primero y así sucesivamente.

En cada vuelo puedes definir si es un vuelo de ida y vuela o solo de ida.  El origen y destino.

El tipo de billete ( económico, business, primera clase). Las fechas de vuelo con el horario aproximado que deseas viajar. 

 

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  • Hotel

Añade las fechas de entrada y salida del hotel, la ciudad, el tipo de habitación (doble o para 1 persona), tipo de estancia (pensión completa, media pensión, desayuno), y la categoría (1,2,3,4,5 estrellas)

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  • Coche

Si necesitas alquilar un vehículo deberás rellenar el día de recogida y el de entrega, el punto de recogida y el punto de entrega, y la categoría ( económico, intermedio, etc.).

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  • Barco

En el caso que precises transporte en barco, deberás marcar si es de ida y vuelta o solo de ida, el origen y el destino, tipo de billete (económico o preferente, con cabina o  sin cabina, etc.), el día de salida y de llegada y las horas aproximadas. 

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Cuando ya hayas rellenado el formulario con todo lo que necesitas clica en solicitar aprobación (debajo a la derecha) y así habrás solicitado tu viaje. 

 

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En este momento podrás ver el viaje solicitado en el apartado pendientes, con el resumen del mismo, y el status, si está pendiente de aprobación o ha sido rechazado. En el icono i, encontrarás más información sobre los motivos del estado.

Los que aun estén pendiente de revisión podrán ser editados.

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En el caso que haya sido aprobado pasará al apartado aprobados.

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¿Qué pasa una vez solicitado el viaje?

 

Tu solicitud, una vez aprobada por tu revisor, viajará al responsable de viajes o a la agencia de viajes de la empresa.

Este/a se pondrá en contacto contigo por vía tradicional (email usualmente) para cerrar el viaje. 

 

¿Qué pasa cuando finaliza el viaje? (solo con integración TRD)

En el caso que tu empresa tenga una integración (TRD) con la agencia, verás en tu cuenta de Emburse Captio (app o web) un gasto de tipo manual con los datos gastos del viaje (no reembolsables) para que puedas añadirlo a la nota de gasto del viaje, o a la nota de gasto que consideres y mandarla a aprobación. 

De este modo tu responsable y la empresa dispondrá de información global de tu gasto de viaje. 

 

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